Lorsque vous planifiez une réunion dans un hôtel, vous voudrez vous assurer que le service des ventes capture correctement les besoins de votre groupe afin que vous ne soyez pas surchargé. Votre contact à l’hôtel créera un résumé de groupe pour votre réunion à partager avec d’autres services et veillera à ce que tout ce dont vous avez besoin à l’hôtel soit fourni. Un CV de groupe est un profil qui indique le but de votre organisation concernant les réunions à l'hôtel, le nombre de personnes présentes, le nombre de chambres à coucher et de places de stationnement requises, la restauration et autres besoins fonctionnels pour lesquels l'hôtel contribuera. Ce profil doit être créé environ 14 jours avant votre événement. Adaptez votre calendrier en conséquence.
Notez tout ce dont vous aurez besoin pour la réunion et transmettez-le à votre contact des ventes de l'hôtel pour vous assurer que l'hôtel dispose des ressources nécessaires pour répondre à vos besoins. Les repas, les collations, les places de parking, les ateliers et les salles de nuit sont des exemples d’articles que vous devriez partager avec le contact des ventes. Cela lui donnera une idée préliminaire de votre vision de la réunion et du rôle de l'hôtel dans son bon déroulement. Il peut vous fournir un formulaire standard à saisir pour saisir ces informations.
Créez des dates d'échéance pour les inscriptions aux réunions des participants en respectant la chronologie dont votre contact commercial doit informer le personnel de vos besoins en matière de réunion. Utilisez des mesures incitatives pour encourager une inscription précoce, y compris des frais d’inscription réduits ou des avantages de la conférence. Assurez-vous que les participants savent ce qui est disponible pour l’utilisation à l’hôtel et songez à inclure l’inscription aux activités supplémentaires de votre formulaire. Les soins de spa, les dîners en dehors des réunions et les activités d'excursion sont des éléments que vous pourriez inclure si l'hôtel dispose des ressources nécessaires pour les fournir et s'ils correspondent à la portée de votre réunion.
Communiquez avec votre contact des ventes une fois que vous avez dépassé votre date d'échéance finale pour vous assurer qu'il compte le nombre de personnes présentes et ce qui sera nécessaire à l'hôtel. Basez tous les numéros supplémentaires sur la communication que vous recevez de participants potentiels qui souhaitent participer mais souhaitent s’inscrire sur place, ainsi que des numéros historiques pour une inscription sur place.
Demandez une révision de votre CV de groupe deux semaines avant votre réunion. À ce moment-là, le CV du groupe aura été créé et sera prêt à être partagé avec le reste de l'hôtel. Vous voulez vous assurer que les numéros et les activités capturés par le contact commercial correspondent à vos numéros et aux activités planifiées pour la réunion. Posez des questions pour vous assurer de bien comprendre chaque élément de campagne que vous examinez. Signalez immédiatement les divergences éventuelles à votre contact commercial.
Examinez votre facture de l'hôtel et comparez-la aux informations que vous avez consultées sur votre CV de groupe et aux informations d'enregistrement de votre organisation une fois la réunion terminée. Vérifiez les inexactitudes et les surcharges. Si vous en trouvez, contactez votre contact commercial et le responsable commercial afin qu'ils puissent être corrigés en conséquence.
Conseils
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Demandez une copie physique de votre CV de groupe avant votre réunion pour la conserver dans vos archives. Examinez les exemples de formulaires de curriculum vitae pour avoir une idée de ce dont le service des ventes de l’hôtel aura besoin à l’avance. Communiquez dès que possible tout changement majeur qui affectera votre présence à la réunion.
