Parfois, une relation client ne fonctionne tout simplement pas. Peut-être le client est-il trop exigeant, a-t-il des attentes irréalistes, paie-t-il tard ou ne correspond-il tout simplement pas à votre entreprise? Quand il est clair qu’une relation de travail n’est plus durable, il est temps de couper les liens de manière professionnelle et directe.
Sois professionnel
Votre lettre doit venir de vous sur du papier à en-tête de votre entreprise. Chronométrez la livraison du courrier afin de laisser au destinataire suffisamment de temps pour trouver un remplaçant pour vos services. Adressez-vous à la personne avec laquelle vous travaillez, indiquez-lui la relation, puis allez droit au but. «Même si j'ai eu le plaisir d'être votre représentant des relations publiques au cours des cinq dernières années, à compter du 1er mai 2015, je ne serai plus en mesure de siéger à ce poste.»
Offrir une explication
Il peut être difficile d’expliquer pourquoi vous renvoyez un client, en particulier si la relation était acrimonieuse ou si vous craignez que le client parle mal de vous à d’autres. Une option est d'être franc et d'indiquer la raison spécifique. "Malheureusement, je crains que nos philosophies sur le respect des délais et des calendriers de publication soient très différentes. Je ne pense plus pouvoir être un défenseur efficace pour vous dans ce poste."
Si vous préférez être moins conflictuel, une excuse plus générique peut éviter les rancunes. Par exemple, "j’ai peur de trop m'étendre et je suis obligé de réduire le nombre de clients que je représente".
Offrir un calendrier d'achèvement
À moins qu'un client ne se soit comporté de manière terriblement peu professionnelle, ce qui nécessite la rupture immédiate des liens, établissez un calendrier pour l'achèvement des projets en suspens. «Comme prévu, vos dossiers de presse complets seront livrés d’ici la fin du mois. Je mettrai également à jour les archives de presse de votre site Web et vous fournirai des copies numériques et imprimées des divers discours et exposés que j’ai écrits pour vous au cours des dernières années. Une facture finale est jointe pour votre commodité."
Faire un renvoi
Si votre client ne vous convient tout simplement pas, mais peut constituer un atout précieux pour un collègue, proposez-lui de vous faire une recommandation. «Je voudrais vous référer à une collègue, Jane Smith, de ABC Public Relations. Elle a beaucoup d'expérience avec les clients de votre secteur et je pense que votre personnalité et votre philosophie d'entreprise conviendraient bien. Si vous souhaitez que j'organise une réunion, je serais ravi d'en organiser une."
Écrire un cordial Fermer
Mettez fin à votre lettre avec cordialité et professionnalisme. Offre de discuter davantage de la question par téléphone si le client préfère. «Encore une fois, merci de m'avoir donné l'occasion de représenter votre entreprise. Si vous avez des questions ou souhaitez discuter de quoi que ce soit en personne, n'hésitez pas à me contacter directement. Je vous souhaite de continuer à réussir dans tous vos projets professionnels."
Protège toi
Si vous avez des doutes sur le renvoi d’un client d’un point de vue juridique, demandez à un avocat de réviser les termes de votre contrat avant de rédiger cette lettre. Vous ne voulez pas enfreindre un accord écrit, ne pas vous acquitter des obligations que vous avez acceptées ou ne pas donner un préavis suffisant.
