Le formulaire W-9 est utilisé par certains contribuables, tels que les sociétés, les sociétés de personnes et les propriétaires uniques, pour obtenir les données nécessaires à la production du formulaire 1099 qui sera déposé auprès de l'IRS. Le formulaire a pour objet de vérifier le numéro d’identification du contribuable ou de l’employeur des fournisseurs de services américains qui ne sont pas des employés réguliers tels que des consultants ou des entrepreneurs indépendants. Le formulaire W-9 aide une entreprise à déterminer si la personne est sujette à une retenue à la source.
Qu'est-ce que la retenue de sauvegarde?
La retenue à la source est le montant qui sera retenu sur les salaires ou autres paiements. Il y a retenue à la source lorsque le numéro d'identification d'un contribuable ou d'un employeur et son nom sont différents des enregistrements de l'IRS ou que le contribuable a des dettes impayées auprès de l'IRS. Une retenue à la source sera nécessaire jusqu'au paiement intégral des taxes impayées.
Le taux actuel de retenue à la source pour la retenue de réserve est de 28%. Ce nombre est ajusté de temps en temps pour refléter les ajustements en fonction du coût de la vie et passera à 31% à compter du 1er janvier 2011.
Dépôt d'un formulaire W-9
Ce formulaire n'est jamais déposé auprès de l'IRS. Il sert simplement de vérification pour la société qui demande les informations si elle doit retenir la retenue à la source obligatoire pour tout paiement effectué au fournisseur de services. L’IRS enverra un avis à la société si le nom de la personne et le numéro d’identification du contribuable ne correspondent pas.
Quelle information est rapportée sur le formulaire W-9?
Les formulaires W-9 ont essentiellement un seul objectif: vérifier les numéros d’identification des contribuables. Le formulaire W-9 est un formulaire relativement simple demandant le nom, l'adresse, le numéro d'identification du contribuable ou le numéro d'identification de l'employeur. Le formulaire contient des attestations que le contribuable doit présenter sous peine de parjure. Ces certifications indiquent que le contribuable a fourni le numéro d'identification correct du contribuable, qu'il n'est pas soumis à une retenue à la source et qu'il est un citoyen américain ou une autre personne acceptable, comme spécifié dans les Instructions pour le formulaire W-9.
Pénalités
Les contribuables qui omettent de fournir les numéros d'identification corrects à une entreprise qui le demande peuvent être passibles d'une amende de 50 $ pour chaque manquement commis, ce qui constitue une erreur raisonnable. Si un contribuable fournit de fausses déclarations dépourvues de fondement raisonnable, une pénalité de 500 $ peut être infligée. Les contribuables qui font volontairement de fausses déclarations peuvent être passibles d'amendes pénales et éventuellement de peines d'emprisonnement.
