Toute personne qui gagne plus de 600 $ au cours d'une année civile en tant qu'entrepreneur plutôt qu'en tant qu'employé doit remplir un formulaire W-9. Les bénévoles et ceux qui gagnent moins de 600 $ sont exemptés de cette exigence. Le W-9 fournit aux entreprises les informations dont elles ont besoin pour déclarer correctement les revenus d'un entrepreneur sur un formulaire 1099.
Entrepreneurs indépendants et aides ménagers
Un entrepreneur indépendant peut travailler avec vous pendant des années mais ne pas être un employé officiel. De nombreux aides ménagers - paysagistes, femmes de ménage, bricoleurs - et entrepreneurs, tels que les CPA et les avocats, entrent dans cette catégorie. L'Internal Revenue Service (http://www.irs.gov/publications/p926/ar02.html) met en garde que de nombreux aides ménagers - en particulier les gouvernantes ou les gardiennes d'enfants - sont en fait considérés comme des employés et doivent être taxés comme tels.
La principale différence est que les entrepreneurs indépendants contrôlent la manière dont ils s'acquittent de leurs tâches, tandis que les employés sont davantage dictés par leur travail par l'employeur. Par exemple, vous expliquerez à votre concepteur Web ce que vous voulez que votre site Web signale, mais il décidera quand elle travaillera sur votre projet et comment elle l'approchera. Une nounou, en revanche, doit travailler à heures fixes et effectuer ses tâches selon les directives de l'employeur. Par conséquent, votre concepteur Web est considéré comme un entrepreneur indépendant, mais la nounou est considérée comme un employé.
Pigistes
Les pigistes réalisent des projets à court terme pour les employeurs. Ce sont les personnes qui rendent un événement spécial - photographes, traiteurs ou musiciens - ou qui aident un projet spécial - par exemple, concepteurs Web ou programmeurs. Ce ne sont pas des personnes dont on a besoin régulièrement ou pour un projet à long terme. Vous devez seulement collecter un W-9 pour les pigistes qui touchent au moins 600 $. Vous devrez probablement en demander un à un photographe d’événement (sauf si vous avez engagé un photographe par l’intermédiaire d’une entreprise existante), mais vous n’en aurez pas besoin pour l’étudiant que vous avez payé 100 $ pour rédiger votre communiqué de presse.
Des consultants
Un consultant est spécialisé dans la réponse à une question spécifique ou le conseil de quelqu'un à propos d'une situation. Cela peut être un spécialiste du marketing ou un designer d'intérieur. Le consultant peut rencontrer un client une ou plusieurs fois pour partager des connaissances spécifiques sur son domaine de compétence. Un magasin peut faire appel à un consultant pour aider à augmenter la rétention du personnel ou à améliorer la rentabilité. Une personne, par contre, pourrait faire appel à un consultant financier pour planifier une stratégie de placement ou un plan de retraite. C'est une bonne idée d'obtenir un W-9 de n'importe quel consultant que vous embauchez.
Sociétés et sociétés à responsabilité limitée
Que vous ayez ou non besoin de produire une déclaration 1099 - et donc de recueillir une déclaration W-9 - dépend de la manière dont vos entrepreneurs produisent leurs taxes. Selon l'IRS, les entreprises ne nécessitent pas de W-9 car elles ne requièrent pas de 1099. Les entreprises à responsabilité limitée, par contre, auront besoin d'un W-9 si elles déposent en tant qu'entité unique au lieu de société. Si vous n'êtes pas sûr, demandez un W-9. Si votre contractant utilise son numéro de sécurité sociale ou un numéro d’identification personnel d’employeur, vous devez l’utiliser pour déposer un formulaire 1099. Si la LLC dispose de son propre numéro EIN, vous n’avez pas besoin de l’utiliser.
