Une entreprise qui vend des produits ou a régulièrement besoin de fournitures doit disposer d’une unité d’achat ou d’un point de contact. La personne en charge de ce processus s'appelle un agent d'achat. Avant de commander des stocks pour une entreprise, il est important de comprendre les bases du processus de commande et d'achat.
Évaluation
L'une des premières étapes du processus de commande et d'achat des stocks consiste à évaluer les articles que l'entreprise peut acheter. Un acheteur prudent se préoccupe de la qualité des besoins en stocks. Il est responsable de s'assurer que l'entreprise ne reçoit pas un produit mal fabriqué ou une mauvaise matière première. Ainsi, les acheteurs commandent généralement des échantillons de matériaux, produits et fournitures pour s'assurer qu'ils répondent aux normes de qualité de l'entreprise.
Créer un accord
Une fois que le responsable des achats a choisi un fournisseur et les produits nécessaires, l'étape suivante consiste à négocier un contrat de vente. Dans le contrat de vente, l'acheteur et le distributeur conviennent d'une réduction de prix pour les articles en stock et les conditions de paiement. Par exemple, "net 30" signifie que le paiement est dû 30 jours après la date de facturation. L'accord énumère également les conditions et règles applicables aux retours, aux échanges et au paiement des frais de transport.
Soumettre un bon de commande
L'étape suivante consiste pour l'acheteur à envoyer un bon de commande au distributeur, au grossiste ou au fabricant. Le bon de commande est un engagement d'achat d'articles, à condition que le destinataire livre les commandes. Le bon de commande indique les articles exacts que l'acheteur souhaite pour l'inventaire et l'adresse pour l'expédition. Il indique également un numéro de commande, un numéro de compte (attribué par le distributeur ou le fabricant) et un résumé des conditions convenues entre les deux parties.
Payer sa commande
La société de distribution reçoit et traite le bon de commande de l'acheteur. Après avoir expédié les articles à l'acheteur, le distributeur émet une facture pour demander le paiement. La facture contient le numéro de commande, le numéro de compte, l'adresse de l'acheteur, une description des articles expédiés et le montant total dû. La facture indique également la date d’émission et les conditions (par exemple, net 30, dans les 30 jours) pour que l’acheteur puisse effectuer le paiement à temps.
