Lorsque vous dirigez ou gérez une entreprise qui dépend en grande partie de l'achat de fournitures ou de matières premières, vous devez vous familiariser avec le processus d'achat. Le processus d'achat comporte un certain nombre d'étapes qui garantissent que vous obteniez les bons articles quand vous en avez besoin. Planifiez à l'avance pour que votre processus de commande se déroule sans heurts.
Décisions préliminaires
La première étape du processus d’achat consiste à déterminer ce dont vous avez besoin, ainsi que la fréquence à laquelle vous aurez besoin des articles pour votre entreprise. Par exemple, si vous envisagez de commander des fournitures de bureau, décidez si vous souhaitez passer une nouvelle commande chaque semaine, chaque mois ou juste au moment où vous atteignez un certain niveau d'inventaire. Vous devez également déterminer le montant que vous pouvez vous permettre d'acheter pour les articles que vous devez acheter afin de pouvoir négocier les tarifs avec les fournisseurs.
Contact fournisseurs
Une fois que vous savez ce dont vous avez besoin, vous devez alors contacter les fournisseurs qui peuvent vous fournir ce dont vous avez besoin. Appelez divers fournisseurs pour demander un catalogue ou une liste de prix détaillant les différents éléments de votre liste. Négociez un accord de fournisseur avec chaque entreprise auprès de laquelle vous souhaitez passer commande afin de déterminer les termes exacts de l'accord. Les conditions incluent les personnes qui paieront les frais d’expédition, le calendrier de remise ou le coût par article, ainsi que le nombre de jours que vous pouvez attendre pour payer la commande (généralement 30 jours ou plus).
Soumettre un bon de commande
Une fois que vous savez ce que vous voulez acheter, l'étape suivante consiste à soumettre votre commande d'achat au fournisseur. Un bon de commande est un formulaire qui répertorie les informations de votre entreprise, ainsi que celles du fournisseur, avec une liste détaillée des articles que vous souhaitez commander. Vous pouvez envoyer votre commande par courrier, par fax ou par courrier électronique.
Soumettre le paiement
Après avoir reçu votre commande du fournisseur, vous devez remplir votre part du contrat d'achat. Le fournisseur vous envoie une facture indiquant le montant total dû, qui indique la date d'échéance du paiement conformément à votre contrat initial. Envoyez votre paiement au fournisseur dans les délais fixés dans votre arrangement via un chèque d’entreprise ou une carte de crédit. Assurez-vous de bien avoir reçu tous les articles commandés avant de payer la facture.
