Que votre entreprise achète de nouveaux ordinateurs ou recherche un fournisseur pour former ses employés, il est utile de suivre un processus étape par étape qui vous assure d'obtenir ce dont vous avez besoin tout en tenant compte de votre budget et de vos attentes pour le produit ou le service. Un tel processus vous permet d'examiner en détail les besoins spécifiques de votre entreprise et de sélectionner les produits et les fournisseurs les plus efficaces pour votre situation. En suivant un processus d'achat professionnel, vous finaliserez non seulement votre achat, mais vous examinerez également les résultats afin de savoir ce qui fonctionnera le mieux pour les achats futurs.
Conseils
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Les 8 étapes du processus d’achat d’une entreprise sont les suivantes:
- identifier le besoin de l'entreprise;
- déterminer un budget;
- sélectionner une équipe d'achat;
- définition des spécifications;
- rechercher des options;
- évaluer les options;
- faire l'achat; et
- réévaluer l'achat.
Identifier le besoin de l'entreprise
L'achat est un aspect important de la gestion d'une entreprise. Il est donc impératif que les entreprises prennent la décision d'acheter des produits et des services qui amélioreront leurs opérations d'une manière ou d'une autre. Avant de prendre une décision d'achat, les entreprises doivent identifier un besoin réel de leur entreprise. Par exemple, l'achat d'un nouveau logiciel peut améliorer la gestion des stocks ou l'ajout d'une imprimante peut augmenter la productivité. Souvent, les employés présentent des besoins à leurs employeurs, tandis que d'autres fois, ils doivent reconnaître un besoin après avoir examiné le déroulement du travail et les objectifs de l'entreprise.
Déterminer un budget
Qu'il soit petit ou grand, un budget peut aider les entreprises à éviter les dépenses excessives et apparemment inférieures aux achats nécessaires à leurs activités. Un budget fournit à l'équipe des achats un guide à utiliser pour rechercher des fournisseurs et des produits et évaluer les possibilités d'achat.
Sélectionnez une équipe d'achat
Sélectionnez des personnes parmi votre personnel pour rechercher des options pour l'achat que votre entreprise souhaite effectuer. Il est utile d’utiliser les personnes qui sont en première ligne et impliquées dans l’article que vous envisagez d’acheter. Ces personnes comprennent les processus à l'origine de l'élément acheté et sont probablement plus familiarisées avec les fonctionnalités et les avantages pouvant apporter une valeur ajoutée à votre organisation.
Définir les spécifications
Travaillez avec l'équipe des achats pour développer une image claire des spécifications du produit ou du service que votre entreprise envisage d'acheter. Si vous achetez une imprimante pour une agence immobilière, les spécifications peuvent inclure une machine imprimant en couleur, mesurant moins de 24 pouces, imprimée sur papier glacé et photo, disposant de 64 Mo de mémoire et d'une connectivité sans fil, jusqu'à 17 pages par minute et fonctionne avec les systèmes d'exploitation Mac ou Windows. Ces détails peuvent aider l'équipe des achats à identifier les articles qui répondent immédiatement aux besoins de l'entreprise par rapport à la recherche d'options qui ne correspondent pas aux besoins globaux.
Rechercher des options
Utilisez les spécifications du produit pour rechercher des options viables. Recherchez des fournisseurs et des fournisseurs proposant le produit que vous recherchez. Prenez en compte les fournisseurs avec lesquels vous avez travaillé dans le passé, ceux qui réalisent des ventes ou offrent des remises à des entreprises comme la vôtre.
Évaluez vos options
Affinez votre recherche et identifiez les meilleures options pour votre entreprise. Travaillez avec l'équipe des achats pour identifier les avantages et les inconvénients de chaque option. Prenez en compte les coûts, les fonctionnalités, la maintenance, les délais de livraison, les options de paiement, le service client et la réputation du fournisseur.
Faire l'achat
Déterminez comment votre entreprise prévoit de payer pour l'achat et identifiez le membre de l'équipe des achats à signer pour l'achat. Contactez le fournisseur qui fournit le produit que vous souhaitez acheter et effectuez votre achat.
Réévaluer l'achat
Il est important de faire un suivi des achats pour déterminer s'il fonctionne ou non pour votre équipe. Obtenez des commentaires sur l'achat afin de savoir si des modifications doivent être apportées aux spécifications si le produit ou le logiciel doit être mis à jour ultérieurement.
