La messagerie vocale professionnelle est différente de la messagerie vocale domestique ou cellulaire en ce sens qu'elle doit transmettre davantage d'informations et doit avoir un ton professionnel plutôt que familier. Les parties d'un message vocal professionnel incluent le message d'accueil (qui indique votre nom et le nom de votre entreprise), le corps (qui permet aux utilisateurs de savoir à quoi s'attendre des messages renvoyés) et la valediction (qui consiste généralement en un simple "merci".).
Salutation
“Merci d'avoir appelé nom de l'entreprise. Vous avez atteint le bureau de votre nom. Je suis actuellement hors du bureau et incapable de prendre votre appel. S'il vous plaît laissez votre nom, votre numéro de téléphone et un message détaillé, et je vous rappellerai dès que possible. Je vous remercie."
Au lieu de dire «dès que possible» pour renvoyer les messages, vous pouvez indiquer le délai dans lequel vous renverrez le message, par exemple deux jours ouvrables.
Occupé
Remarque: bien que les messages d'accueil occupés puissent être utiles, ils peuvent parfois s'avérer gênants en ce sens qu'une personne qui laisse un message peut s'attendre à ce qu'un appel soit renvoyé plus tôt.
“Merci d'avoir appelé nom de l'entreprise. Vous avez atteint le bureau de votre nom. Je suis actuellement sur un autre appel. S'il vous plaît laissez votre nom, votre numéro de téléphone et un message détaillé, et je vous rappellerai dès que possible. Je vous remercie."
Détaillé
Les salutations détaillées sont utiles dans la mesure où elles semblent être plus professionnelles; Cependant, les salutations détaillées sont souvent plus fastidieuses à suivre.
“Merci d'avoir appelé nom de l'entreprise. Nous sommes aujourd'hui quel jour de la semaine et vous êtes parvenu au bureau de votre nom. Je serai absent du bureau jusqu'au date à heure. Si vous avez besoin d’aide avant cette date, veuillez contacter nom de la personne au numéro de téléphone. Je vous remercie."
