Les appelants peuvent laisser des messages sur votre messagerie vocale pour diverses raisons. Certains messages peuvent constituer des rappels amicaux d'informations et de contacts commerciaux importants. Les éléments que vous indiquez dans votre message vocal, qu’il s’agisse d’un message vocal personnel ou professionnel, joueront un rôle important dans le type d’informations que vous recevez des appelants. Vous devez toujours inclure des informations de base sur votre messagerie vocale.
Message sortant
La première chose à faire pour laisser un message sortant est d’identifier votre nom, votre organisation et votre numéro de téléphone. La deuxième chose que vous devriez faire est de vous adresser la disponibilité. Par exemple, vous pouvez indiquer que vous n'êtes pas disponible et donner l'heure et le jour de votre retour. Enfin, indiquez le type d’information que vous souhaitez réintroduire dans la messagerie vocale, tel que le nom, la société, le numéro et éventuellement un message. Un message vocal sortant typique pourrait ressembler à ceci: «Je suis Bob Smith avec Sampson, Inc. au 555-555-5555. Je ne serai pas disponible avant 16 heures aujourd’hui, mais veuillez laisser votre nom, votre entreprise et votre numéro et je vous répondrai dans les plus brefs délais. Merci. »N'oubliez pas d'être bref et de donner des instructions claires et concises à l'appelant.
Éviter les problèmes
Les appelants peuvent parfois composer des numéros erronés. En n'indiquant pas vos nom, organisation et numéro de téléphone dans votre message sortant, vous pouvez souvent recevoir des messages qui ne vous sont pas destinés. En indiquant ces informations, vous vous assurez que l'appelant sait qu'il a contacté la bonne personne ou composé le bon numéro. Vous pouvez ou non encourager votre interlocuteur à laisser un message. Si vous ne les encouragez pas à laisser un message, il vous sera difficile de juger de l’importance de l’appel téléphonique. Si vous recevez de nombreux messages vocaux, ceux-ci sont importants pour déterminer les appels téléphoniques à renvoyer rapidement et comment préparer le retour. Si vous encouragez les messages, vous devez demander à l'appelant d'être bref ou de résumer le message. Les messages vocaux contenant de longues explications peuvent devenir encombrants ou ne pas être nécessaires, ce qui vous fait perdre votre temps.
Ajouter un courriel, un média social
Étant donné que tant d'informations sont partagées via les médias sociaux, vous devriez probablement envisager d'ajouter des informations de contact en ligne à votre message sortant. Le défi de laisser des contacts sur les réseaux sociaux consiste à amener l’appelant à comprendre où le laisser. Vous devrez peut-être épeler votre nom et ne pas supposer que l'appelant le sait. Si vous souhaitez qu'un appelant laisse un message sur votre adresse e-mail, vous pouvez indiquer «Vous pouvez me laisser une adresse e-mail chez Bob Smith à Sampson dot com» ou «Vous pouvez laisser un message au bobsmith at sampson dot com. ”Utilisez votre meilleur jugement, mais en épelant votre nom et celui de votre société, vous donnez à votre interlocuteur la meilleure solution pour obtenir les informations correctes. Ce n’est pas une bonne idée de mentionner des adresses URL, telles que Facebook ou Twitter, car elles peuvent prêter à confusion. Si vous estimez que ce sont les meilleurs endroits pour vous laisser des messages, dites dans votre message sortant: «Vous pouvez également me laisser un message sur ma page Facebook».
