Un rapport de projet communique le statut d'un projet en cours dans une organisation à but non lucratif. Habituellement, le rapport contient des informations spécifiques sur le budget, les étapes franchies et tous les problèmes survenus depuis le début du projet. Lorsque vous rédigez un rapport de projet, suivez le format de base, mais n'hésitez pas à ajouter ou supprimer des sections en fonction de votre organisation et de vos objectifs.
Créez la matière première pour le rapport. Créez une page de couverture soignée contenant le nom du projet, la date du rapport et les noms du chef de projet et des membres de l'équipe. Si votre rapport compte plus de cinq pages, pensez à ajouter une table des matières pour faciliter la localisation des informations.
Pour commencer le rapport de projet, écrivez une section d’aperçu qui explique au lecteur le statut de base du projet et son impact sur votre but non lucratif. Conservez cette section sur une page ou moins et écrivez dans le but de fournir une explication à grande échelle des progrès réalisés par votre équipe dans le cadre du projet. Après avoir lu la vue d'ensemble, le relecteur doit avoir une compréhension de base de la portée du projet, de son statut actuel, des tâches à accomplir et des problèmes que vous prévoyez rencontrer.
Rédigez une mise à jour sur les étapes que vous avez accomplies à ce jour. Dans cette section, expliquez chaque objectif du projet achevé et dites aux lecteurs s'il était à l'heure ou non. Incluez les impacts positifs ou les avantages inattendus d'un jalon. Par exemple, si vous avez atteint un objectif une semaine avant la date prévue, expliquez comment cela accélérera le produit final ou permettra de réaliser des économies substantielles pour votre organisme sans but lucratif.
Informer les lecteurs de l'état du budget du projet. Pour un organisme à but non lucratif, le budget est souvent la principale préoccupation. Dans la section budget, créez une analyse budgétaire ligne par ligne qui explique ce que vous avez dépensé et ce qu'il vous reste à dépenser. En cas de divergence, donnez une explication et indiquez les étapes à suivre pour combler cette différence.
Fournissez une explication pour tout retard ou problème. Si votre organisation à but non lucratif a rencontré des problèmes inattendus au cours du projet, veillez à inclure une section détaillant le problème. Pour rassurer les membres du conseil d’administration et les clients, indiquez les étapes spécifiques à suivre pour rectifier ou éviter le problème.
Expliquez les prochaines étapes. Dans un bref aperçu, laissez les lecteurs savoir ce qui se passe ensuite dans un projet. Si vous avez besoin de personnel ou d'informations supplémentaires, listez chaque élément. Cette information est cruciale pour une organisation à but non lucratif disposant de ressources limitées. Fermez sur une note positive, si possible, en exprimant votre confiance que le projet sera achevé dans les délais et dans les limites du budget.
