Que vous dirigiez une petite entreprise ou gériez ses finances, il est essentiel que vous compreniez les différences entre les dépenses remboursables et le revenu imposable. L'IRS est particulier en ce qui concerne ce qui peut être classé comme une dépense remboursable, et des pénalités peuvent en résulter si vous le faites de manière inappropriée. La tenue minutieuse des dossiers et la maintenance des reçus sont essentielles si votre entreprise devait être auditée.
Quelles sont les dépenses remboursables?
Lorsque vous fournissez des biens ou des services à un client, il peut arriver que vous assumiez le coût d’un service ou d’un article supplémentaire par courtoisie envers ce client. Vous pouvez choisir de ne pas facturer ces coûts au client. Si vous le faites toutefois, le montant apparaîtra plus tard comme revenu dans votre plan comptable. Comme il ne s’agit pas d’un revenu régulier, il est nécessaire de faire la différence.
Chaque fois que vous engagez des dépenses pour le compte d'un client au cours de votre travail, ces dépenses entrent dans la catégorie des dépenses remboursables. Par exemple, les frais de livraison ou de déplacement peuvent être considérés comme des frais remboursables. Les coûts de carburant, les repas ou les chambres d'hôtel peuvent également être classés comme remboursables. En règle générale, le traitement comptable de remboursement indique qu'il s'agit d'une dépense lorsque vous l'engagez et d'un élément de revenu lorsque vous le facturez au client.
Si vous êtes une petite entreprise et faites appel à un sous-traitant, vous devrez peut-être faire face à des frais supplémentaires remboursables, appelés frais de transfert. Par exemple, si vous fournissez des services de maintenance de site Web à votre client pour 500 USD par mois et que vous payez 500 USD par mois à un sous-traitant pour effectuer le travail, cette dépense ne constitue pas un revenu pour vous, mais plutôt une dépense de transfert. Vous devrez fournir au sous-traitant le formulaire 1099 à la fin de l’exercice et tenir des registres précis de ce que vous avez facturé à votre client et de ce que vous avez payé pour le même travail.
Les remboursements sont-ils un revenu imposable?
Lorsqu'un remboursement est versé à un employé ou à l'entreprise, il doit être correctement enregistré pour qu'il soit considéré comme non imposable. Par exemple, sur le talon de paie d’un employé, un remboursement doit être noté en tant que tel et non pas simplement inclus dans les autres revenus de l’employé. Dans le plan comptable de votre entreprise, vous devez noter qu’il s’agit d’une dépense remboursable lors de la première documentation. De cette façon, vous pourrez recouper votre liste de revenus ultérieurement pour vérifier qu'elle n'est pas imposable.
À condition que les postes de dépenses et de revenus aient été correctement documentés et suivis, les remboursements ne sont pas considérés comme un revenu imposable. Vous n'êtes pas payé pour un bien ou un service dans ce cas, mais vous mettez plutôt en avant une certaine somme d'argent qui vous sera remboursée plus tard.
Suivi approprié des dépenses remboursables
En plus de documenter correctement les dépenses remboursables dans votre plan comptable, vous devez tenir des registres minutieux. Classer tous les reçus, déclarations ou autres documents relatifs à la dépense si possible. Conservez une copie des documents fiscaux de l’exercice afin de pouvoir vous y référer en cas de vérification ou de questions. Sans documentation appropriée, l'IRS pourrait affirmer que vos dépenses remboursables auraient dû être traitées comme un revenu imposable, ce qui aurait pour conséquence que votre société aurait davantage à payer à la fin de l'exercice.
