Les entreprises s'appuient sur divers outils et méthodologies pour préparer des états financiers précis à la fin d'une période donnée, telle qu'un trimestre ou un exercice. Ces outils, notamment les feuilles de calcul des données comptables, les ordinateurs centraux et les logiciels d’analyse financière, aident les hauts dirigeants à jeter les bases d’un rapport financier précis et conforme à la loi.
États financiers
Les états financiers répertorient les performances opérationnelles d’une entreprise et les situent dans un contexte basé sur l’état de l’économie, les mouvements de leurs concurrents et l’environnement réglementaire. Un ensemble complet de résumés de données comptables comprend un état de la situation financière, un compte de résultat, un état des capitaux propres et un tableau des flux de trésorerie. Un état de la situation financière est également appelé bilan ou état de la situation financière. La préparation de rapports comptables est un effort collectif qui nécessite le sens aigu des finances et la perspicacité commerciale de divers membres du personnel - allant des comptables et des gestionnaires financiers aux contrôleurs de coûts, aux superviseurs budgétaires et aux spécialistes des relations avec les investisseurs.
Précision
La préparation de rapports comptables au moyen de feuilles de calcul permet de résoudre le problème persistant des responsables financiers: données incorrectes. Si les dirigeants d’une entreprise prennent des décisions fondées sur des informations erronées, l’entreprise risque de perdre de l’argent si de telles décisions lient les mains de l’organisation à long terme ou impliquent des sommes de trésorerie substantielles. Pour éviter les rapports financiers erronés, les entreprises peuvent créer des modèles de comptabilité et pré-remplir ces feuilles de calcul avec des éléments spécifiques. Ensuite, les comptables doivent simplement indiquer des chiffres pour chaque période. Par exemple, une entreprise peut établir une feuille de calcul du bilan, pré-remplir le formulaire avec des éléments tels que des actifs à court terme, des actifs à long terme, des passifs à court terme, des passifs à long terme et des capitaux propres.
Complétude
L'utilisation d'une feuille de travail pour préparer un état financier garantit l'exhaustivité des données. L’objectif est d’éviter les déclarations erronées ou non déclarées de données importantes sur lesquelles les investisseurs peuvent compter pour prendre des décisions. Une entreprise peut créer un modèle avec tous les comptes financiers qu'elle utilise pour enregistrer les activités opérationnelles. L’entreprise peut examiner les rapports précédents pour déterminer ce qui a fonctionné dans le passé, quelles mesures ont aidé l’organisation à publier des données de performance complètes et comment reproduire les mêmes procédures dans la période de rapport en cours. Un tableau des comptes financiers indique les actifs, les éléments de capitaux propres, les produits, les charges et les dettes.
Conformité réglementaire
Les feuilles de calcul d'états financiers permettent aux organisations de préparer et de rapporter des résumés de données d'exploitation conformes à des directives spécifiques. Celles-ci incluent les principes comptables généralement reconnus, les exigences de la Securities and Exchange Commission des États-Unis et les normes internationales d’information financière. Une entreprise peut intégrer dans ses feuilles de travail les points essentiels de la législation comptable en vigueur, en travaillant de concert avec les programmeurs informatiques pour créer un mécanisme qui intégrera automatiquement les évolutions réglementaires dans les feuilles de calcul.
