Passer de l'utilisation de papier et de crayons ou d'une variété de programmes informatiques autonomes à un système d'information intégré est un signe certain de la croissance des petites entreprises. Contrairement à un système manuel disjoint, un système basé sur la technologie gère tous les aspects du stockage, du traitement, de la distribution et de la communication des informations commerciales depuis un emplacement central. Bien que les objectifs primordiaux soient souvent axés sur des avantages intangibles, tels que l’obtention d’un avantage concurrentiel ou la satisfaction accrue de la clientèle, de nombreuses entreprises bénéficient également d’avantages concrets, tels que des économies de coûts, un contrôle amélioré et moins d’erreurs de saisie des données.
Définir tangible
Ce que vous incluez dans une liste d'avantages concrets dépend de la classification de ces avantages selon une définition étroite ou large. Si votre entreprise utilise une définition étroite, les avantages tangibles ne sont que ceux que vous pouvez quantifier et mesurer en termes monétaires. Celles-ci comprennent à la fois des réductions de coûts immédiates et des économies de coûts à long terme. Une définition large inclut également des avantages quasi tangibles que vous ne pouvez pas quantifier en termes monétaires, mais que vous pouvez voir, toucher ou ressentir.
Avantages économiques
Bien qu’il faille souvent un certain temps pour commencer à réaliser des économies et que les dépenses ne diminuent pas du jour au lendemain, les avantages financiers deviennent de plus en plus évidents. En outre, ces avantages se produisent souvent dans une séquence. Par exemple, un système d’information augmente la productivité, ce qui peut entraîner une réduction des effectifs, ce qui diminue vos coûts opérationnels. Cela peut également améliorer l'efficacité des commandes d'inventaire, ce qui réduit souvent les délais et entraîne à la fois une réduction des besoins en stockage et des coûts.
Meilleur contrôle interne
Un certain nombre d'avantages tangibles contribuent à améliorer les contrôles internes préventifs et de détection. Par exemple, un système de stockage d'informations centralisé permet d'améliorer les contrôles d'accès. Des rapports plus rapides, qui se traduisent souvent par des commentaires en temps réel, augmentent la responsabilité et réduisent les risques d'abus des actifs de l'entreprise, de fraude ou de vol interne. En outre, le suivi automatique facilite non seulement la recherche de documents actuels et historiques, mais vous permet également de créer et d'examiner des journaux d'audit complets pour la plupart des transactions.
Augmentation des revenus
Un système d'information peut améliorer le temps de réponse et augmenter les revenus des ventes. Des avantages tangibles, tels que l'amélioration de la disponibilité des données et la réduction des goulets d'étranglement dans la partie gestion de l'inventaire d'un système d'information, peuvent contribuer à augmenter les ventes en réduisant les ruptures de stock et les commandes en attente. Dans la partie relative à la gestion de la relation client, un accès plus facile aux informations d’un client peut faire toute la différence entre la vente et la vente. Il permet également aux commerciaux et au service clientèle de surveiller l’historique des commandes d’un client et de programmer des appels de vente ponctuels.
