Présider une réunion peut faire ou défaire votre ascension au sommet d'une entreprise ou votre niveau de respect en tant que dirigeant. Présider une réunion ne doit pas nécessairement être stressant, cela peut être amusant. Il est possible de naviguer en douceur lors de la prochaine réunion que vous dirigez.
Envoyez un courrier électronique avant la réunion en indiquant l'ordre du jour souhaité et les sujets à traiter. Soyez précis et précis sur la durée de la réunion et son lieu.
Arrivez à la réunion 10 minutes avant la date prévue pour le reste des participants. Prenez votre temps pour préparer les documents nécessaires, prendre une tasse de café (ou une autre boisson pour éviter que votre gorge ne se dessèche pendant que vous parlez) et vous situer à l'avant de la salle.
Saluez tout le monde quand ils entrent dans la pièce, serrant la main et établissant un contact visuel. Dirigez-les vers les sièges attribués si cela est nécessaire.
Désignez quelqu'un pour prendre des notes ou des procès-verbaux de la réunion.
Ouvrez la réunion par une brève introduction en vous plaçant devant la table, le bureau ou la salle de conférence dans laquelle se déroule la réunion. Passez en revue le procès-verbal de la réunion précédente et demandez son approbation. Une fois que vous avez cette approbation, répondez à toutes les questions concernant l'ordre du jour de la journée avant de poursuivre.
Commencez le dialogue ou le briefing sur le premier sujet d’affaires. Autoriser les autres à répondre, ajouter et discuter. Si les gens parlent mal à propos, demandez-leur de respecter les autres personnes présentes dans la salle et d'attendre pour illustrer leur propos.
Reste en contrôle. Lorsque des personnes s’éloignent du sujet, s’interposent gentiment mais avec force pour ramener tout le monde à la question centrale. Si vous permettez à la conversation de s'écarter, cela reflètera votre capacité à présider la réunion.
À la fin de la réunion, levez-vous et remerciez tout le monde d'être venu. Rappelez-leur toutes les tâches qu'ils ont également confiées. Serrer la main si possible lorsque les gens quittent la réunion.
