Les réceptionnistes sont souvent le premier point de contact que les clients rencontrent lorsqu'ils entrent dans votre lieu de travail ou parlent lorsqu'ils appellent. Les premières impressions étant importantes, le fait de trouver une réceptionniste alliant professionnalisme, compétence et convivialité contribuera grandement à faire de votre entreprise une entreprise bien gérée.
Benchmarking the Qualities
Société de gestion des ressources humaines Le groupe Rainmaker recommande d’adopter une approche systématique pour identifier les caractéristiques clés d’un réceptionniste de qualité avant de commencer le processus d’entretien et de recrutement. Les réceptionnistes étant généralement le premier point de contact du monde extérieur, le message qu’il envoie doit correspondre à l’image de votre entreprise. Selon Rainmaker, le style de comportement, les valeurs et les motivateurs d'une réceptionniste, ainsi que les compétences interpersonnelles et les qualités personnelles, comptent beaucoup. Même si le professionnalisme et la compétence sont toujours importants, les qualités personnelles souhaitées peuvent différer entre une galerie d'art et un cabinet d'avocats, par exemple.
Comportement prisé
Bien que l'image de marque soit importante, toutes les réceptionnistes de qualité partagent des caractéristiques de comportement particulières qui en font des membres efficaces de l'équipe. Premièrement, les réceptionnistes doivent être centrés sur le client, y compris les clients qui sont également des collègues. Les réceptionnistes devraient également aimer discuter avec les gens et ne pas se préoccuper des interruptions fréquentes telles que les coups de téléphone ou les visiteurs du bureau. En outre, un réceptionniste doit également pouvoir garder son environnement de travail en ordre et propre; rester organisé aidera quand il est appelé à effectuer deux tâches à la fois, ce qui est courant à la réception. De bonnes compétences en communication, y compris la capacité d'écrire et de parler clairement et avec une prononciation correcte, sont également essentielles, selon Genius Center, une organisation de soutien aux entreprises.
Motivation personnelle
Selon Rainmaker, une réceptionniste efficace doit être concentrée sur la manière de faire les choses de la bonne manière, et d’une manière qui corresponde à la culture et aux normes de la société. Une réceptionniste doit non seulement apprendre rapidement comment les choses fonctionnent, mais elle doit également concilier son travail avec la gestion rationnelle de son temps. En savoir plus sur l'entreprise, notamment en maîtrisant fréquemment de nouvelles tâches et en se concentrant là où le besoin s'en fait sentir, fait de la réceptionniste un atout précieux. Bien que ces compétences ne fassent peut-être pas partie de la description de travail officielle, ce sont ces qualités qui distinguent une réceptionniste efficace de celle qui est inefficace.
Compétences personnelles
Les réceptionnistes doivent travailler avec peu de supervision et doivent être en mesure de prendre des décisions diplomatiques, axées sur le client, souvent sous la contrainte, sans se faire froisser les plumes. En conséquence, les meilleures réceptionnistes sont généralement flexibles et possèdent d’excellentes compétences en matière de planification et d’organisation. Ils sont aussi tactiques. Gardez à l'esprit qu'un client en colère peut d'abord exprimer ses sentiments sur la réceptionniste, et qu'une réceptionniste qui est capable de dissiper la frustration peut éviter beaucoup de maux de tête à la direction. Par conséquent, les bonnes manières tactiques sont essentielles.
