Filtrer les appels est un art. Non seulement vous devez savoir quels appels à l'écran et lesquels passer, mais vous devez avoir suffisamment de finesse pour rediriger gracieusement les appels ou demander à l'appelant de réessayer ultérieurement. Les compétences nécessaires à cette tâche incluent la capacité de recevoir des messages détaillés et de rester suffisamment organisé pour archiver, suivre ou distribuer ces messages efficacement.
Obtenir des informations pertinentes
Lorsque vous répondez à un appel, demandez au demandeur le plus d’informations pertinentes possible. Notez le nom et la compagnie de l'appelant et le nom de la personne appelée. Essayez de déterminer la nature de l'appel. Demandez simplement: "Puis-je dire à M. X la nature de votre appel?" Cela vous aide à déterminer si M. X voudra prendre l'appel.
Faites des appels judicieux
Si vous savez que M. X ne prend pas d'appels d'avocats, vous pouvez en informer poliment l'appelant sollicitant et mettre fin à l'appel avec courtoisie. Si vous recevez un appel à froid d'un associé, demandez à M. X s'il souhaite prendre l'appel. S'il ne le fait pas, dites poliment que M. X est indisponible et prenez un message détaillé.
Ne faites pas de promesses vides
Si vous ne savez pas si la personne appelée téléphonera retournera un appel, ne vous permettez pas de promettre un tel appel. Lors de la sélection des appels, rappelez-vous que votre travail consiste à obtenir le plus d'informations possible de l'appelant. Ce qui se passe au-delà de ce point ne vous concerne pas. Le filtrage des appels consiste simplement à faire passer des appels pré-approuvés et à prendre des messages pour tous les autres.
