Payer ou recouvrer des cautions est une activité courante, en particulier dans la gestion de biens immobiliers. Leur classement dans votre bilan dépend de deux facteurs: si vous avez payé ou reçu le dépôt et si celui-ci sera remboursé dans un délai d'un an.
Conseils
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Si le dépôt de garantie doit être restitué dans un délai d’un an, le payeur l’enregistre en tant qu’actif courant et le destinataire l’enregistre en tant que passif à court terme. Pour les dépôts à long terme, indiquez le paiement comme actif à long terme et passif à long terme, respectivement.
Dépôts en tant qu'actifs
Lorsqu'une entreprise dépose un dépôt de garantie - c'est-à-dire qu'elle donne à quelqu'un d'autre de l'argent à conserver contre d'éventuels frais futurs - le dépôt est inscrit à l'actif de son bilan.Cela pourrait être entré comme quelque chose comme "Dépôts de garantie à recevoir". Supposons que la société ait déposé un dépôt de garantie de 1 000 dollars lorsqu'elle a loué un équipement. Bien que cet argent ne soit pas entre les mains de la société, celle-ci s’attend toujours à ce qu’elle le récupère lorsqu’elle restituera l’équipement. Le dépôt est donc un élément ayant une valeur économique future pour la société, la définition comptable d'un actif.
Dépôts en tant que passifs
Lorsqu'une entreprise collecte un dépôt de garantie auprès d'un client, le montant apparaît dans son bilan comme un passif. Il peut être répertorié comme "Dépôts de garantie remboursables" ou quelque chose de similaire. Imaginez que l'entreprise ait collecté un dépôt de garantie de 1 000 dollars d'un client qui louait du matériel. Bien que la société dispose maintenant de 1 000 dollars supplémentaires dans son compte bancaire, elle ne détient pas réellement cet argent. Ces fonds seront probablement restitués au client. Le dépôt représente donc une obligation financière future, la définition comptable d'un passif.
La comptabilité dépend de la durée de remboursement
Si le dépôt doit être remboursé dans un délai d'un an, il doit être classé dans les actifs courants ou les passifs courants du bilan, selon que la société l'a payé ou recouvré. Si le dépôt ne doit pas être remboursé pendant plus d'un an, il doit être enregistré en tant qu'actif ou passif à long terme selon les mêmes critères.
Entrées au moment de la collecte
Lorsque vient le moment pour une entreprise de récupérer un dépôt de garantie ou de le rembourser à un client, la comptabilité au bilan est assez simple. Disons que le dépôt en question est de 1 000 $. Lorsque le dépôt est un actif, la société collecte ses 1 000 USD et les ajoute à son solde de trésorerie, puis efface l'actif de dépôt de 1 000 USD. La valeur totale des actifs reste la même, le bilan reste donc équilibré. Lorsque le dépôt est un passif, la société prélève 1 000 dollars en espèces à redonner au client et élimine le passif de 1 000 dollars. Les actifs et les passifs ont chacun diminué de 1 000 $, de sorte que la feuille est toujours équilibrée.
Dépôts non remboursés
Si un dépôt de garantie n'est pas remboursable, l'entreprise ne l'a pas inscrit dans le bilan. La société qui verse un tel dépôt l’enregistre simplement en tant que dépense, tandis que la société qui le reçoit l'enregistre en tant que produit. Il en va de même lorsque les dépôts ne sont que partiellement remboursés pour cause de dommage ou pour toute autre raison. La partie non remboursée est une dépense pour la partie qui a placé le dépôt et les recettes pour la partie qui l'a collecté.
