Les réunions de comité jouent un rôle important dans la gestion des entreprises à but non lucratif et à but lucratif. Bien que certains comités fonctionnent de manière informelle, les membres se réunissant au besoin pour accomplir des tâches spécifiques, d'autres comités sont plus formels. Certains ont des responsabilités juridiques dans des domaines tels que les audits financiers, la sélection des dirigeants, les offres de titres, l’approbation des membres et la supervision de la sécurité. Ces comités sont plus susceptibles d'adopter une structure de réunion formelle utilisant des protocoles tels que Robert's Rules of Order ou des règles similaires.
Articles dont vous aurez besoin
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Ordre du jour
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Minutes
Préparez et envoyez un ordre du jour écrit au moins une semaine avant la réunion du comité. Tous les membres du comité ont besoin de temps pour examiner l'ordre du jour et se préparer pour les sujets qui seront discutés lors de la réunion.
Appelez la réunion pour commander à l'heure. Cela est généralement fait par le président du comité. Le secrétaire prendra note de toutes les personnes présentes à la réunion en rédigeant un procès-verbal. En convoquant les participants à l’ordre à l’heure, cela incite les gens à se présenter à l’heure et à faire preuve de respect pour tous les membres du comité et leur temps.
Distribuez des copies de l'ordre du jour et des rapports qui seront présentés lors de la réunion. Si le comité se réunit régulièrement, distribuez des copies du procès-verbal de la réunion précédente. Laissez aux membres du comité le temps d’examiner les procès-verbaux, l’ordre du jour et d’autres rapports. Demandez s'il y a des commentaires sur le procès-verbal de la réunion précédente, puis demandez s'il y a une motion et une seconde pour accepter le procès-verbal.
Suivez l'ordre de l'ordre du jour pour traiter chaque point de la réunion. Permettre que des motions pertinentes au point de l’ordre du jour en discussion soient faites. Reconnaissez chaque membre qui souhaite prendre la parole sur une motion. Permettez à une personne de parler à la fois et donnez à chaque personne une chance de se faire entendre, si possible. Appelez pour voter sur la motion lorsque la discussion sera terminée. Dans certains cas, les membres proposent des amendements et le président de la commission appelle à un vote sur les amendements avant la motion.
Terminez la réunion lorsque l'ordre du jour est terminé ou lorsque la fin prévue de l'heure de la réunion arrive. Le président du comité peut ajourner une réunion sans motion, ni seconde, ni vote. Le secrétaire enregistre toute affaire incomplète afin de pouvoir la mettre à l'ordre du jour de la prochaine réunion.
Conseils
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La plupart des réunions de comité formelles exigent un quorum de membres pour que la réunion soit valide. Les statuts de l'organisation définiront comment atteindre le quorum. C'est généralement au moins la moitié des membres.
