Vous ne serez pas le premier professionnel à se demander comment gérer au mieux une transmission de télécopie confidentielle. Si vous le qualifiez de «confidentiel», vous pourriez involontairement inviter la curiosité et une atteinte à la vie privée de quelqu'un. Ignorez-le et les conséquences pourraient être encore pires. Abordez les deux problèmes en indiquant clairement que votre télécopie est «confidentielle» sur la page de couverture. Ensuite, insérez des dents dans l’avertissement en écrivant un message confidentiel au bas de la feuille.
Créez un nouveau document dans votre programme de traitement de texte avec des marges d'un pouce. Insérez le logo de votre entreprise, le cas échéant, en haut de la page.
Centrez le mot «Confidentiel» en caractères gras en haut de la page. Capitaliser les lettres pour les souligner. Sous, et au centre, placez les mots «Fax», «Couverture de télécopie» ou «Transmission de fax» pour une reconnaissance rapide.
Écrivez «Date:» «Heure:» et «Nombre de pages, y compris la page de couverture:» sur le côté gauche de la page de couverture. Espacez deux fois et écrivez «Destinataire:», «Numéro de fax:» et «Numéro de téléphone:» sur des lignes séparées. Recopiez deux fois et écrivez: «Expéditeur:», «Numéro de fax:» et «Numéro de téléphone:» sur des lignes séparées. Inclure les numéros de fax et de téléphone est un moyen astucieux de couvrir vos bases, surtout si le fax est perdu, égaré ou n'arrive jamais. Si un numéro est incorrect ou si deux numéros sont transposés, vous pouvez corriger l'erreur lors de futures transmissions de fax.
Personnalisez la page de garde de votre fax avec une section adaptée à vos besoins. Par exemple, si vous envoyez régulièrement des télécopies à la même personne ou au même service, vous pouvez créer un bloc intitulé «Informations de routage» ou «Étapes suivantes». Vous pouvez également laisser vos options ouvertes en créant une section «Commentaires» afin de pouvoir -écrire une note ou des instructions, telles que: «S'il vous plaît, téléphonez-moi immédiatement pour vérifier la réception de ce fax."
Écrivez un message de bas de page au bas de la page de garde du fax. Semblable à un avertissement confidentiel que vous voyez sur certains courriels, ce message doit indiquer que le fax: est confidentiel; est destiné uniquement au destinataire; et contient des informations dont «la divulgation, la copie, l'utilisation ou la distribution» est interdite. Il doit également demander que l'expéditeur soit averti d'un récépissé erroné - une autre bonne raison de fournir un numéro de téléphone en haut de la page de garde du fax.
