Les feuilles de couverture de fax sont essentielles lors de l'envoi de fax. Ils aident à s'assurer que le fax parvient à la bonne personne et informent le destinataire qui l'a envoyé. Les feuilles de couverture de télécopie donnent également à l'expéditeur l'occasion de fournir des informations supplémentaires sur ce qui est envoyé par télécopie. Écrire et configurer une page de garde de télécopie est simple. Une fois qu'il est configuré, vous pouvez le réutiliser encore et encore. Tout ce que vous avez à faire est de renseigner à chaque fois les informations correctes sur le destinataire.
Ajoutez un en-tête en haut de la page de garde du fax. L'en-tête peut être destiné à une entreprise ou à un particulier. L’en-tête doit contenir le nom de la société ou de la personne, son adresse, son numéro de téléphone, son numéro de fax et son adresse électronique.
Indiquez la date quelques lignes plus bas que l'en-tête.
Écrivez «Nom de l'entreprise», suivi de deux points. Écrivez le nom de la société où vous envoyez le fax.
Écrivez «À», puis deux points deux lignes plus bas. Indiquez le nom de la personne qui devrait recevoir le fax.
Écrivez «De» puis deux points sur la ligne suivante. Indiquez le nom de l'expéditeur.
Écrivez «Numéro de fax du destinataire», puis deux points. Remplissez cette ligne avec le numéro de fax correct auquel vous envoyez le fax.
Écrivez «Nombre de pages du fax, y compris la page de garde du fax», suivi de deux points. Comptez le nombre de pages que vous envoyez par fax et ajoutez-en une pour la page de garde du fax. Entrez ce numéro sur cette ligne. Cela aide le destinataire à s’assurer qu’une page ne manque pas.
Écrivez «Notes», puis deux points. Entrez toute information supplémentaire nécessaire.
