Bien que l’employé puisse souhaiter obtenir le remplacement rapide de son chèque de paie, le service de la paie doit trouver un équilibre entre son anxiété et le besoin de la société de veiller à ce que la réémission soit gérée correctement. Vous devez faire preuve d'empathie envers l'employé tout en vous assurant que le chèque original n'a pas déjà été encaissé.
Recherchez les détails du chèque perdu dans votre système de paie. En plus du nom du bénéficiaire, vous devez connaître la date, le numéro et le montant du chèque.
Contactez votre banque pour vérifier que le chèque n'a pas été encaissé.
Demandez à votre banque d'émettre un arrêt de paiement sur le chèque. Les demandes d'arrêt de paiement n'entrent généralement en vigueur que 24 heures après leur placement, mais les règles peuvent varier d'une institution financière à l'autre. Par conséquent, il est recommandé d'attendre au moins 24 heures avant de remplacer le chèque pour s'assurer du bon paiement.
Attendez 24 heures et vérifiez que l'arrêt du paiement a abouti. Si cela a réussi, passez à l'étape suivante.
Émettre un chèque de remplacement à l'employé. Vous devez effectuer ce processus dans votre système de paie afin que le chèque de remplacement soit enregistré et inclus sur le formulaire W-2 de l’employé. Le chèque de remplacement doit avoir les mêmes gains, impôts, déductions et salaire net que le chèque initial. Si vous ne pouvez pas créer le chèque de remplacement directement dans votre système de paie, veillez à entrer les détails du chèque dans le système.
Obtenez les signatures requises sur le chèque de remplacement. Assurez-vous d'inclure les documents justificatifs que la personne qui signe le chèque doit examiner.
Annuler le chèque original dans votre système de paie. Cette étape est essentielle pour éviter que les salaires et les taxes ne soient comptés en double dans le formulaire W-2, Relevé annuel des salaires et des impôts de l'employé, et pour supprimer le chèque de votre liste de contrôle en attente.
Remettez le chèque de remplacement à l'employé.
Conseils
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Demander à l’employée de signer un affidavit indiquant que son chèque de paie est perdu et convenant que si elle trouve le chèque, elle n’essayera pas de l’encaisser. Si vous avez la possibilité d’offrir des cartes de dépôt direct ou des cartes de débit à vos employés, encouragez-les à y participer afin de réduire le nombre de problèmes de chèques perdus. Contactez votre banque pour déterminer la politique d’arrêt des paiements. Si l'arrêt du paiement a échoué, informez l'employé et demandez une copie du chèque annulé pour déterminer qui l'a encaissé. Ce que vous ferez ensuite dépendra des faits et des circonstances entourant la manière dont le chèque a été encaissé.
Attention
Certains services d'encaissement de chèques encaisseront un chèque comportant un arrêt de paiement. Selon la loi en vigueur dans votre pays, vous pouvez toujours être tenu de payer le service d'encaissement de chèque sur ce chèque.