Un article de la Business Week de juin 1975 a introduit l’idée du bureau sans papier. Toutefois, les bureaux utilisent encore du papier et, dans de nombreux cas, de grandes quantités de produits en papier. Et avec la croissance des entreprises et des bureaux à domicile, on utilise de plus en plus de papier. La gestion responsable de la papeterie de bureau implique non seulement de savoir quoi acheter et où stocker la papeterie, mais aussi de réduire son utilisation, de savoir comment réutiliser le vieux papeterie et comment recycler la papeterie.
Articles dont vous aurez besoin
-
Fournitures de papeterie
-
Espace de stockage
Faites l'inventaire de ce que le bureau possède déjà en faisant une liste de chaque type (fichiers, blocs de papier, en-tête, etc.) et le montant de chacun. Regardez s'il y en a un dans l'espace de stockage prévu pour la papeterie et demandez aux gens ce qu'ils ont sur leur bureau.
Demandez aux gens quels types d’articles de papeterie ils utilisent actuellement et combien ils pensent utiliser au cours des trois prochains mois. Commencez une liste maîtresse. Découvrez également ce que les gens aimeraient comme papier à lettres n’est pas encore disponible.
Comparez la liste principale des besoins des utilisateurs dans les trois prochains mois à la liste des articles de papeterie déjà disponibles au bureau.
Pensez à réutiliser du papier à lettres qui n’est que partiellement utilisé. Coupez le papier dont vous écrivez ou photocopiez sur un seul côté et reliez-le ou coupez-le pour former un bloc-notes. Distribuez les anciennes cartes de visite pour permettre aux gens de prendre des notes ou des listes. Utilisez de vieilles enveloppes pour conserver des reçus ou des dossiers. Encouragez les utilisateurs à développer leurs propres méthodes de réutilisation du papier.
Choisissez où acheter les fournitures de papeterie en comparant les prix. Vérifiez si les fournisseurs offrent des rabais pour les achats groupés et s'ils proposent une carte d'acheteur régulier pour des économies supplémentaires. Comparez les prix des papiers à en-tête personnalisés. Les prix d'un imprimeur local peuvent être comparables à ceux d'un grand magasin d'articles de papeterie.
Mettez de côté un espace pour stocker le papier à lettres. Cela peut être une armoire ou juste un tiroir dans un classeur. Décidez d'une méthode permettant aux employés de bureau d'accéder à la papeterie. Si les articles de papeterie sont contrôlés, demandez à une personne de garder la clé et développez un système dans lequel les personnes doivent signer quel que soit le papier qu'elles prennent. Disposez le papier à lettres dans l’espace en conservant les éléments similaires.
Établissez un calendrier pour vérifier régulièrement le stock d'articles de papeterie et commander à nouveau des fournitures. Abonnez-vous aux newsletters de vos fournisseurs pour rester informé de toutes les promotions ou ventes.
Conseils
-
Configurez des bacs de recyclage pour les articles de papeterie usagés et encouragez les gens à les utiliser. Déchiquetez tout papier contenant des informations confidentielles et apportez tout le papier à votre centre de recyclage local.
