Lorsqu’une vente est effectuée, à moins que le client ne paie immédiatement le produit ou le service, l’achat est défini comme une créance que le client doit. La créance est l’argent que les acheteurs doivent à une entreprise et qui figure au bilan à titre actuel. atout.
Enregistrement de créances
Les conditions de paiement pour un client sont enregistrées, généralement dans un système de créances automatisé. Pour la plupart des entreprises, les termes sont standard. Une norme commune est «net 30 jours», ce qui signifie que le paiement total restant dû est dû dans les 30 jours. La plupart des conditions incluent des frais de retard si la facture n’est pas payée à temps. Les frais de retard de paiement peuvent représenter un pourcentage du montant dû ou des frais fixes de retard, ou une combinaison des deux.
Facturation
Selon les conditions d’un client A / R, une facture est créée et envoyée au client. Les factures sont envoyées au client avant la date d'échéance du paiement pour lui donner le temps d'effectuer son paiement. De nombreuses entreprises impriment et envoient des factures sur une base hebdomadaire.
Application de paiement
Lorsque les paiements sont reçus, ils sont enregistrés et entrés dans un système automatisé ou enregistrés manuellement sur une feuille de grand livre. Les paiements sont imputés au montant total dû par un client, déduit du montant dû et calculé pour indiquer le solde restant.
Avis de paiement en retard et rapports
Pour les paiements non effectués après la date d'échéance, les clients reçoivent un avis de paiement en retard.
Pour fournir à la gestion des comptes clients des informations sur les sommes dues et non payées, un rapport de comptes clients «âgés» est créé. Un rapport "âgé" indique le total des dollars dus par période. Par exemple, le rapport indique qu'un montant en dollars est en souffrance depuis 30 jours, en souffrance depuis 60 jours et en souffrance depuis 90 jours.
La personne responsable de la projection du flux de trésorerie dans l'entreprise utilise le rapport des comptes clients et les informations relatives à l'application de paiement pour afficher les fonds collectés et le moment auquel un paiement supplémentaire est dû. Ces informations sont utilisées pour déterminer les fonds disponibles pour gérer l'entreprise et déterminer si des fonds supplémentaires provenant de sources financières, telles que les banques pour des emprunts à court terme, sont nécessaires.
Des collections
Les créances en souffrance sont suivies soit par le service des comptes à recevoir (pour les petites entreprises), soit par un service des recouvrements. Un responsable des collections examine les sommes en souffrance et l'activité des collecteurs, telles que le nombre d'appels de collecte effectués et le montant collecté.
Les activités de recouvrement peuvent être sous-traitées à une agence de recouvrement si une entreprise choisit de ne pas le faire en interne. Si les collections internes ne donnent pas de bons résultats, vous pouvez sous-traiter des objets irrécupérables.
