Si écrire une lettre professionnelle vous semble intimidant, il peut être utile de savoir que toutes les lettres commerciales doivent suivre un modèle de base. Le modèle peut être utilisé dans presque toutes les situations professionnelles, mais également dans les e-mails.
Rendez-vous amoureux
Commencez votre lettre en écrivant la date complète de votre lettre à environ deux pouces du haut sur le côté gauche du papier. Aux États-Unis, les dates sont toujours écrites comme mois, date et année: 23 avril 2009.
Adresses et Salutation
Déroulez une ligne à partir de la date et mettez votre adresse municipale sur une ligne, votre ville, votre état et votre code postal sur la ligne suivante, et votre adresse électronique sur la troisième ligne. Déroulez deux autres lignes et mettez le nom de la destinataire sur la première ligne, son titre sur la ligne suivante, le nom de sa société sur la troisième ligne, l'adresse postale de la société sous celle-ci, ainsi que la ville, l'état et le code postal situés sous celle-ci.. Commencez votre lettre par «Cher» et par Mme ou par M. et son nom de famille, à moins que vous ne sachiez qu’elle utilise un autre titre honorifique, tel que Dr. ou Rev., suivi de deux points. Le haut de votre lettre, sous la date, ressemblera à ceci:
123 Your Street Yourtown, ST 12345 [email protected]
Mme Clara Wills Directrice des ressources humaines 456 Company Road Companycity, ST 67890
Chère Mme Wills,
Corps
Pour le corps de votre lettre, faites en sorte que chaque paragraphe soit justifié à gauche (même avec la marge de gauche) et laissez une ligne entre les paragraphes. Votre écriture dans le corps de la lettre doit être professionnelle et pertinente: Indiquez clairement la nature de la lettre, vos raisons de l’envoyer et ce que vous espérez obtenir en réponse à cette lettre. Séparez chaque idée de la lettre dans un paragraphe séparé. Si vous avez plusieurs demandes ou objectifs pour votre lettre, indiquez-les tous les deux dans votre paragraphe d'introduction, puis traitez-les complètement mais séparément dans les paragraphes suivants. Évitez d’utiliser des acronymes ou des abréviations car ils peuvent créer de la confusion: Énoncez exactement ce dont vous parlez. Utilisez la grammaire et l'orthographe appropriées et vérifiez toujours votre lettre avant de l'envoyer.
Fermeture
Terminez votre lettre professionnelle avec «sincèrement» ou «sincèrement vôtre». Faites quatre cases dans une lettre imprimée et inscrivez votre nom complet. Connectez-vous dans l'espace entre la fermeture et votre nom. Dans un courrier électronique, inscrivez votre nom sur la ligne suivante après votre clôture.
