Ecrire pour un public d’affaires n’est pas la même chose que d’écrire une lettre à un ami. Le but de la lettre est différent - en règle générale, vous transmettez des informations spécifiques ou demandez à quelqu'un d'exécuter une action spécifique - et certaines attentes concernant la mise en forme et le style. La première impression que vous faites sur une personne est souvent une lettre commerciale. Il est donc important de bien faire les choses.
Qu'est-ce qu'une lettre d'affaires?
Une lettre commerciale est une lettre envoyée par une organisation à une autre organisation ou une correspondance entre une organisation et ses clients, fournisseurs et autres parties. Une lettre que vous écrivez dans le cadre de votre travail sera considérée comme une lettre commerciale, mais toute lettre que vous enverrez à une entreprise, une organisation, un groupe communautaire ou une personne dans un contexte professionnel appartiendra également à cette catégorie. Le test principal est un test de contenu: votre destinataire aura-t-il un intérêt pour ce que vous écrivez dans la mesure où cela affecte leur vie professionnelle? Si tel est le cas, votre lettre sera considérée comme une lettre commerciale.
Pourquoi devez-vous écrire une lettre d'affaires?
Les entreprises écrivent aux clients, aux fournisseurs et aux parties prenantes pour leur transmettre des informations importantes. Ils peuvent, par exemple, commander des produits à un fabricant, informer un client de l'état de leur commande, décrire les modifications importantes apportées aux conditions générales de l'entreprise, identifier un problème survenu ou transmettre de la bonne volonté. De nombreuses lettres commerciales contiendront un appel à l’action, c’est-à-dire que la lettre demandera des informations spécifiques ou une réponse du destinataire.
Les personnes choisissent le format de lettre commerciale lorsqu'il est nécessaire d'écrire de manière claire et professionnelle. Les exemples incluent une candidature à un poste, une lettre d'accompagnement de CV, une lettre de plainte, une lettre de démission, une lettre de référence, l'acceptation ou le refus d'une mission officielle ou la demande d'informations à une entreprise. Le point commun de ces lettres est de vous attendre à être succinct et précis, plutôt que créatif ou évocateur dans votre style d'écriture.
Formats pour une lettre d'affaires
Les entreprises américaines utilisent l’un des quatre formats de lettre courants énumérés ci-dessous. Parmi ceux-ci, le style de bloc est le plus populaire.
Format de lettre de bloc: Avec un style de lettres en bloc, tout le texte est aligné avec la marge de gauche. Vous allez structurer la lettre afin que le texte de ligne soit à simple interligne et que les paragraphes soient à double interligne. Les marges ont généralement un réglage standard d'un pouce, bien que certaines entreprises le modifient en fonction de leur style.
Format de lettre semi-bloc: Semi-bloc est identique au format de bloc, sauf que la première ligne de chaque paragraphe est en retrait.
Autre format de lettre en bloc: Ce format suit étroitement le format de bloc, sauf que la date, la fermeture complémentaire ("sincèrement") et le nom, le titre et la signature de l'auteur apparaissent à droite de la page. À moins que vous n'utilisiez du papier à en-tête, l'adresse de retour de l'auteur apparaîtra également à droite.
Format de lettre simplifié: Autre variante du format de bloc, le style simplifié omet la phrase d’ouverture ("Cher M. Smith:"). Choisissez ce format lorsque vous n'avez pas le nom du destinataire.
Comment adresser les destinataires dans une lettre professionnelle
Adresser une lettre commerciale à un destinataire unique est relativement simple. Il vous suffit d'écrire le nom et l'adresse du destinataire dans le bloc d'adresses situé à gauche de la page. Ouvrez votre lettre avec les salutations: "Cher Monsieur / Madame / Madame nom de famille:" ou "Cher Monsieur / Madame:" Notez les deux points à la fin de la salutation - seule une lettre personnelle utilise une virgule ici; une lettre commerciale utilise toujours deux points.
Il est acceptable d'écrire le prénom de la personne si vous utilisez le même prénom que le destinataire. Par exemple, vous avez rencontré plusieurs fois et connaissez bien la personne. Dans ce cas, votre salutation se lirait comme suit: "Cher Joseph:" Cependant, ne cherchez pas immédiatement un prénom; c'est considéré comme impoli.
Pour adresser plusieurs destinataires dans la même lettre, choisissez l'une des options suivantes:
Où les destinataires travaillent au même endroit: Écrivez le titre, le nom et (éventuellement) le titre du poste de chaque destinataire suivi de la seule adresse de la société dans le bloc d’adresses interne. Pour la salutation, indiquez le nom de chaque destinataire dans le même ordre qu’il apparaît dans l’adresse.
Exemple:
Mme Sophia Proctor, PDG M. Martyn Byrne, directeur des ventes Dr. Regan Coulson, responsable marketing ABC limitée Rue de la ville Townsville, Kentucky 395494
Chères Mme Proctor, M. Byrne et M. Coulson,
Où les destinataires travaillent à différentes adresses: Chaque destinataire doit recevoir sa propre lettre. Vous devrez donc préparer plusieurs copies de la même communication. Utilisez l'annotation de copie carbone après la clôture - "cc:" - pour répertorier les noms des autres destinataires. L'annotation permet à chaque destinataire de savoir qui sont les autres destinataires.
Exemple:
Mme Sophia Proctor, PDG ABC limitée Rue de la ville Townsville, Kentucky 395494 Chère Mme Proctor, Corps de lettre Cordialement, Jane Doe Cc: M. Martyn Byrne, directeur des ventes, Dr. Regan Coulson, directeur du marketing
Quand il y a beaucoup de destinataires: Lorsque vous écrivez à de nombreux destinataires, tels que les membres d'un conseil d'administration, il est approprié d'écrire une lettre et de l'adresser à l'ensemble du groupe. La salutation doit également faire référence au groupe de personnes, par exemple, "Cher service commercial" ou "Cher équipe de liaison avec la communauté". Utilisez un bloc de distribution à la fin de la lettre pour répertorier les membres du groupe qui doivent lire la lettre.
Exemple:
Le Conseil d'administration ABC limitée Rue de la ville Townsville, Kentucky 395494 Chers membres du conseil d'administration: Corps de lettre Cordialement, Jane Doe Distribution: Mme Sophia Proctor M. Martyn Byrne Dr. Regan Coulson Mme Elizabeth Mejia Zayne Vargas M. Cohen Andersen
Les différentes parties d'une lettre d'affaires
Que vous utilisiez un format de bloc ou un autre style, votre lettre d’affaires doit contenir les sections suivantes:
En-tête ou adresse de retour: Les entreprises utilisent généralement du papier imprimé comportant un logo ou un papier à en-tête spécialement conçu en haut de la feuille. L'en-tête porte l'adresse et les coordonnées de l'organisation. Si vous n'utilisez pas d'en-tête, inscrivez votre nom et votre adresse dans le coin supérieur gauche de la lettre. Il est acceptable mais non obligatoire d’indiquer votre numéro de téléphone et votre adresse électronique si cela peut être utile pour le destinataire.
Rendez-vous amoureux: Écrivez la date au format mois-jour-année immédiatement en dessous de l'adresse de retour. Etant donné que d'autres pays utilisent le format jour-mois-année, évitez toute confusion en transcrivant la date au format mot plutôt que sous forme numérique - "28 juin 2018."
Adresse à l'intérieur: Écrivez le nom du destinataire, le nom de la société, l’adresse et le code postal. Inclure un titre de poste, le cas échéant. Alignez toujours l'adresse intérieure sur la marge gauche lorsque vous utilisez du papier à lettres professionnel standard. Cela signifie que l'adresse apparaîtra dans la fenêtre de l'enveloppe si elle est pliée en trois parties.
Salutation: N'oubliez pas d'utiliser deux points après la salutation comme décrit ci-dessus.
Ligne d'objetL'ajout d'une ligne d'objet facultative aide le destinataire à comprendre rapidement en quoi consiste la lettre. Voici un exemple:
Cher M. Phillips,
Demande de dossier de candidature
Corps: C'est ici que le caoutchouc rencontre la route. Commencez par une brève déclaration décrivant pourquoi vous écrivez, suivie d'une série de paragraphes décrivant la question à l'étude. Gardez la lettre concise. Pour la plupart des lettres commerciales, l'idéal est de deux à cinq paragraphes.
Fermeture gratuite: Vous avez différentes possibilités pour arrondir une lettre professionnelle. Voici quelques exemples:
- Votre sincèrement,
- Cordialement,
- Cordialement,
- Respectueusement vôtre,
- Cordialement,
- Meilleurs vœux,
Signature: Inscrivez votre nom et le titre de votre poste en laissant un espace entre votre nom et la clôture complémentaire. Vous signerez votre nom dans cet espace.
Boîtiers et copies conformes: Inclure un cc: si vous envoyez des copies de la lettre à quelqu'un d'autre. Si des documents sont joints à la lettre, écrivez "Annexe" ou "Annexe". sous le bloc de signature.
Comment rédiger le corps d'une lettre d'affaires
Quel que soit le but de votre lettre, il est essentiel que le corps de la lettre soit clair et concis. Comprenez que votre destinataire est occupé et est susceptible de le parcourir rapidement. Structurez votre lettre en paragraphes logiques - une idée par paragraphe - de sorte que le destinataire puisse rapidement accéder à la ligne du bas.
Concis signifie cependant émoussé; vous devez vous efforcer d’avoir un ton diplomatique et professionnel. Considérez les deux exemples:
Après mûre réflexion, j'ai décidé d'accepter un poste dans une autre entreprise. Je vais travailler à la société ABC.
La deuxième version est concise, mais trop directe et trop rude. Cela peut choquer le lecteur. Le premier exemple, bien que moins succinct, est plus respectueux.
Une fois que vous avez formulé vos remarques dans le corps de la lettre, terminez avec un appel à l'action, une courte déclaration décrivant ce que vous aimeriez que se passe maintenant. N'oubliez pas que votre lecteur est occupé. Ne la laissez pas deviner ce qu'elle devrait faire ensuite. Voici quelques exemples:
Si vous êtes d'accord avec cette proposition, veuillez répondre avant le 31 mai. Si vous souhaitez connaître les coordonnées des personnes qui ont utilisé avec succès les services de XYZ, veuillez m'envoyer un courrier électronique à l'adresse [email protected].
Options pour la voix et la langue
Le langage des lettres commerciales varie d’un style de conversation décontracté à un style technique hyper formel que l’on retrouve dans la correspondance juridique. Les lettres commerciales les plus efficaces établissent un équilibre entre ces deux extrêmes. Bien que les lettres commerciales soient devenues de moins en moins formelles au fil du temps, une écriture trop désinvolte peut sembler peu professionnelle et peu sincère. Par contre, une écriture trop formelle peut aliéner les lecteurs qui ne comprennent peut-être pas le langage, la terminologie et le phrasé spécifiques à votre secteur. Comme pour toute écriture, vous devez adapter le ton au public. Cela vous laisse beaucoup de marge de manœuvre en ce qui concerne le style que vous choisissez.
Sauf si vous travaillez dans un secteur particulièrement formel tel que le secteur bancaire, vous devez vous efforcer d'utiliser des mots courants au lieu de leur équivalent officiel: "commencer" au lieu de "commencer", "fin" au lieu de "terminer" et "essayer" au lieu de "effort." Rester simple peut sembler contradictoire car la plupart des gens associent le vocabulaire professionnel à des mots plus longs et plus complexes. La clarté est la clé, cependant. Il est beaucoup plus important que votre destinataire comprenne votre lettre avec le minimum d'effort de sa part que de présenter votre vocabulaire impressionnant.
Évitez les contractions telles que "je ne suis pas" et "ne peux pas" et "pas" sauf si elles sont une caractéristique spécifique du style maison de votre entreprise. Certaines entreprises préfèrent utiliser une voix plus informelle lorsqu'elles écrivent aux consommateurs pour ouvrir la conversation. d'autres voudraient plutôt prendre un ton formel. La cohérence est la clé. Si vous préférez un style d'écriture plutôt qu'un autre, veillez à communiquer vos choix de style dans l'ensemble de l'organisation et à vous assurer que tout le monde respecte le même guide de style.
Exemple de lettre d'affaires
En résumé, voici un exemple de lettre commerciale abrégée en bloc:
M. Kurt O'Ryan ABC limitée Rue de la ville Townsville, Kentucky 395494 11 janvier 2018 Cher M. O'Ryan, Je vous écris pour vous remercier une fois de plus pour votre soutien actif à notre programme de sensibilisation communautaire «Grow Wild» de Townsville. Vos commentaires, vos critiques constructives et votre précieuse expérience ont largement contribué à la réussite de la mise en œuvre de ce projet. Nous avons maintenant reçu le financement intégral de notre projet de suivi, provisoirement intitulé «La nature à votre porte». Nous serions ravis si vous pouviez accepter de continuer votre coopération dans ce projet. Nous pourrions certainement utiliser vos connaissances et votre expertise. Je joins une courte brochure décrivant la proposition de lecture. J'aimerais vous rencontrer pour discuter de nos prochaines étapes et téléphoner à votre bureau la semaine prochaine pour prendre rendez-vous. Merci d'avance pour votre considération. Cordialement, Jane Doe Pièce jointe:
