Que vous commandiez une marchandise, posiez votre candidature à un poste, demandiez des fonds, exprimiez votre reconnaissance ou que vous vous plaigniez, chaque fois que vous traitez avec une organisation, vous devez rédiger une lettre commerciale. Vous devez suivre les procédures établies et inclure les composants nécessaires dans chaque lettre que vous écrivez. Commencez avec une feuille de papier à en-tête contenant l'adresse de votre organisation. Vous pouvez également créer votre propre en-tête personnel comprenant votre nom complet, votre adresse, votre code postal, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique.
Rendez-vous amoureux
Laissez au moins une ligne vide entre l'en-tête ou l'en-tête et la date. Utilisez le format de date américain, par exemple le 23 mai 2011, lorsque vous écrivez à des organisations aux États-Unis. N'utilisez pas d'indices tels que 2nd. Vous pouvez soit justifier la date à gauche, soit tabuler au centre et taper la date.
Adresse à l'intérieur
L'adresse interne ou l'adresse du destinataire commence un pouce (trois lignes vierges) en dessous de la date. C'est toujours justifié à gauche. Vérifiez l’orthographe du nom du destinataire et de l’adresse postale. Inclure un titre personnel, tel que M., Mme, Dr., Mme ou Miss, et un titre commercial tel que Directeur du marketing. Si vous n'êtes pas sûr de l'un ou l'autre titre, téléphonez à la réceptionniste de l'organisation.
Salutation
Laissez une ligne blanche après l'adresse intérieure. Si vous connaissez la destinataire, vous pouvez utiliser son prénom, par exemple, chère Marie. Dans d'autres cas, utilisez son titre et son nom personnels, par exemple: Dear Mrs. Johnson. Si vous n'êtes pas sûr du sexe du destinataire, utilisez le nom complet. Vous pouvez inclure une virgule ou un deux-points après la salutation ou omettre toute ponctuation.
Corps
Laissez une ligne blanche après la salutation. Les espaces simples et à gauche justifient les paragraphes dans le corps de la lettre. La plupart des lettres contiennent au moins trois paragraphes. Dans le premier paragraphe, introduisez l'objet de la lettre. Si vous répondez à une offre d'emploi, nommez le poste et identifiez sa source. Par exemple, vous pouvez écrire "Le poste de directeur du marketing annoncé en ligne décrit précisément mes compétences et mes capacités".
Les deuxième et troisième paragraphes contiennent des détails spécifiques à l'appui de cet objectif. Par exemple, si vous vous plaignez d'un produit ou d'un service, indiquez la date d'achat, le numéro de facture et le motif de votre mécontentement.
Utilisez le dernier paragraphe pour reformuler le but et la réponse attendue. Par exemple, Writie "S'il vous plaît, contactez-moi personnellement si vous avez des questions ou des commentaires concernant notre nouvelle gamme de produits. Je suis impatient de répondre à vos besoins en matière de correspondance commerciale pendant de nombreuses années." Laissez une ligne vide entre chaque paragraphe.
Fermeture
Laissez une ligne vide après le dernier paragraphe de la lettre. Terminez la lettre par une clôture complémentaire appropriée telle que Cordialement, vôtre respectivement ou cordialement vôtre. Si deux points ou une virgule ont suivi la salutation, ajoutez une virgule après la clôture. Laissez trois à quatre lignes vides pour votre signature. Terminez avec votre signature dactylographiée et le titre, par exemple, John Stewart, directeur des ventes.
