Si vous avez déjà recherché un employé et découvert, après avoir interrogé trois personnes différentes, qu'il est en vacances ou en train de déjeuner, une feuille de présence au travail pourrait vous faire gagner un temps précieux. Les feuilles de présence au travail peuvent être utiles pour surveiller les allées et venues des employés, ainsi qu'une méthode informelle pour suivre le temps dont disposent les employés pour calculer leurs chèques de paie. En outre, vous pouvez utiliser les feuilles de connexion au travail pour déterminer les projets sur lesquels les employés travaillent actuellement.
Déterminez le but de votre feuille de connexion au travail. Désigner un membre du personnel des ressources humaines pour maintenir l'exactitude, l'intégralité et le stockage des feuilles de présence du travail. Certaines feuilles de connexion sont utilisées pour le calcul des salaires à des fins de chronométrage, à des fins de chronométrage. Il est donc essentiel de les conserver en tant que registres officiels, comme pour tout autre registre d’emploi. Les autres feuilles de signature sont utiles pour indiquer quels employés sont au travail et sur les lieux, et qui sont en dehors du bureau ou en vacances. Si vous utilisez des feuilles de connexion en plus des relevés de temps officiels, il est moins important de stocker les feuilles de signature dans les registres officiels de la paie et de l’emploi de votre entreprise.
Obtenez un recensement des employés et triez les employés par rang ou poste, par département et par titre. En fonction de ce que vous avez l'intention d'accomplir en suivant les employés qui se connectent, vous souhaiterez peut-être rayer des gestionnaires et des cadres de haut niveau de la liste. Si la liste sert à la présence ou à déterminer le moment où certains employés entrent ou sortent du bureau, laissez la liste intacte avec le nom de tous les employés. Si votre objectif est de déléguer des tâches, déterminez si les employés doivent être au courant des tâches assignées aux gestionnaires et aux cadres et révisez votre liste en conséquence.
Triez les employés par quart de travail ou par horaire de travail. Par exemple, créez trois listes ou feuilles de connexion distinctes si votre entreprise fonctionne 24 heures sur 24. Les noms des employés doivent être triés par équipes de jour, de soir et de nuit.
Répertoriez les noms des employés, d’abord par département, puis par ordre alphabétique, sur l’axe vertical de votre feuille de calcul. Par exemple, dans la marge gauche de l'axe vertical, indiquez «Ressources humaines» et les noms des employés en ressources humaines situés sous le nom du service.
Tapez les en-têtes dans les colonnes le long de l’axe horizontal de la feuille de calcul. Si vous n'incluez pas les noms de service sur l'axe vertical, créez une colonne à droite du nom de chaque employé pour répertorier le service dans lequel l'employé travaille. Continuez avec les en-têtes de colonne tels que «Numéro d'employé» et une colonne pour « Absent du bureau. »Pour suivre les heures quotidiennes, tapez« Heure d'arrivée »et« Heure d'attente », suivies de deux colonnes identiques pour« Heure d'arrivée »et« Heure d'arrêt »pour enregistrer l'heure du déjeuner. Considérez une autre colonne à l'extrême droite de la feuille de calcul pour des notes ou des informations supplémentaires, telles que des affectations de projet ou de travail.
Placez les feuilles de travail dans un endroit bien en vue à l'entrée d'un employé et remplacez-les quotidiennement ou au besoin.
Attention
Si les numéros d'identification de vos employés sont identiques à ceux de la sécurité sociale, conservez la confidentialité des informations sur les employés et n'incluez pas cette colonne dans votre feuille de calcul. Utilisez votre jugement indépendant dans votre décision d'inclure toute autre forme de numéro d'identification d'employé.
