Les petites entreprises et les indépendants ayant de bonnes ventes peuvent être rentables sur papier, mais ont du mal à payer leurs factures en raison de leur faible flux de trésorerie. L'envoi de factures rapides et faciles à comprendre pour les produits que vous vendez ou les services que vous rendez peut vous aider à éviter les pénuries d'argent. En utilisant les informations standard figurant sur la plupart des factures, vous pouvez créer votre propre système qui vous aide à recouvrer vos créances le plus tôt possible.
Lister les informations pour la facture
Décidez ce que vous voulez mettre sur la facture. Les informations de facturation communes incluent les éléments suivants:
- Nom et adresse de votre entreprise
- Date de la transaction
- Description de la transaction
- Prix unitaire du produit vendu
- Nombre d'unités vendues
- Prix total de la commande
- Taxe de vente
- Nom et adresse du client
- Numéro de commande (si utilisé par le client)
- Contact client
- Modalités de paiement
- Offre de réduction
- Options de paiement
Description des articles
La description de votre transaction détaille ce que le client a commandé sous forme de phrase ou de phrase. Le prix unitaire est le prix par article que vous vendez. Vos conditions de paiement décrivent le moment où l’argent vous est dû, ainsi que les pénalités de retard. Les options de paiement incluent des instructions sur la manière dont le client peut vous payer, telles qu'un chèque libellé à l'ordre de votre société, une adresse électronique PayPal ou la notification d'acceptation de paiements par carte de crédit par téléphone. Si vous souhaitez effectuer le paiement intégral dans un délai spécifié, par exemple 30 jours, indiquez la phrase «Net 30 jours». Si vous souhaitez offrir une remise pour paiement anticipé, incluez quelque chose du type «Rabais de 3% sur les paiements effectués dans un délai de 10 jours ouvrables». jours de cette facture."
Générer un numéro de facture
Lorsque vous appelez des personnes qui vous doivent de l’argent, en particulier les gros clients et ceux qui traitent régulièrement avec vous, ils vous demanderont souvent le numéro de facture sur lequel vous appelez. Si un client vous appelle sur une facture, vous pourrez peut-être trouver le document plus rapidement si vos factures sont numérotées.
Le moyen le plus simple de créer un système de numérotation pour vos factures consiste à commencer chaque numéro de facture par la date, puis à inclure un chiffre correspondant au nombre de factures que vous écrivez ce jour-là. Par exemple, si vous écrivez une seule facture le 25 avril 2015, votre numéro de facture serait 42520151. Si vous écrivez une deuxième facture ce jour-là, le numéro de facture serait 42520152. Ce système vous aidera à éviter d'utiliser accidentellement la même numéro sur deux factures différentes. Vous pouvez utiliser une lettre au lieu d'un chiffre pour suivre la date et / ou utiliser un tiret pour séparer la date du dernier chiffre ou de la lettre. Par exemple, vous pouvez utiliser 4252015-1 ou 4252015-A pour la première facture que vous écrivez le 25 avril 2015.
Créer la facture
Une fois que vous savez quelles informations vous souhaitez inclure sur votre facture et que vous avez un numéro de facture, créez votre document. Placez le nom de votre entreprise et vos coordonnées en haut, suivies des informations sur le client. Il serait peut-être plus simple de lister les informations en utilisant des en-têtes, suivies de deux points, puis des informations. Par exemple, un traiteur peut configurer une facture pour des cupcakes avec les informations suivantes:
No de facture: 4252015-1 Article commandé: Cupcakes Prix unitaire: 2,50 $ Total unités: 144 Prix total: 360 $ Taxes (au 7%): 25,20 $ Total à payer: 385,20 $
