Des progiciels tels que SAP ont fourni aux entreprises un moyen puissant de suivre les données financières et opérationnelles, de les mettre à jour en temps réel et d’apporter des corrections si nécessaire. Les bases de données logicielles ont continué d'évoluer et de s'améliorer, avec des capacités de plus en plus nombreuses pour suivre et rapporter à peu près n'importe quel type de transaction ou d'activité. Les utilisateurs doivent tirer parti de la formation et des tutoriels pour tirer le meilleur parti de ces systèmes et les utiliser pour optimiser l'efficacité et la circulation de l'information.
Comprendre le fonctionnement de SAP et la manière dont il stocke les données. Le système SAP est un logiciel de base de données multidimensionnel. Les grandes entreprises l'utilisent pour gérer de nombreuses fonctions courantes de l'entreprise avec un seul progiciel. SAP est utilisé par les entreprises comme solution ERP ou de planification des ressources de l'entreprise pour gérer de nombreuses fonctions clés de l'entreprise en temps réel. La qualité des données dépend des saisies opportunes et correctes.
Découvrez comment SAP a été adapté à votre entreprise pour comprendre le déroulement des écritures comptables. SAP est hautement personnalisable. Certaines fonctionnalités, une fois modifiées, affectent l’ensemble du système. De plus, chaque module spécifique de SAP peut être configuré pour répondre aux besoins d'une organisation spécifique. Pour cette raison, les didacticiels SAP ont tendance à être spécifiques à une entreprise et sont généralement créés par l'équipe informatique ou fournis par des consultants SAP.
Suivez toute la transaction que vous souhaitez enregistrer et vérifiez si les entrées ont déjà été effectuées automatiquement; SAP stocke les informations de tous les modules dans une seule base de données, ce qui permet de mettre à jour plusieurs informations en même temps. Par exemple, les calendriers de production sont déterminés par l'activité commerciale et les écritures comptables sont automatiquement effectuées à la suite des écritures de production et de vente.
Familiarisez-vous avec la version SAP spécifique de votre entreprise avant de tenter d’enregistrer des entrées. SAP contient plusieurs modules différents. Toutes les entreprises n'utilisent pas tous les modules, ce qui peut affecter la manière dont les entrées sont effectuées. Les modules incluent le travail en couches et les modules de comptabilité incluent la comptabilité financière et le contrôle de gestion. Cela comprend la création et la gestion automatisée des comptes fournisseurs et des comptes clients ainsi que d'autres sous-comptes du grand livre définis par le plan comptable de l'organisation. Les écritures au journal sont automatiquement enregistrées au fur et à mesure que les ventes et les paiements sont entrés dans le système. Le module de contrôle gère les coûts et les flux de revenus de l'entreprise, les mises à jour étant également effectuées automatiquement. Les autres modules comprennent la gestion des actifs, la planification de projet, le flux de travail, les ressources humaines, la gestion des matériaux, la planification de la production, les ventes et la distribution.
Comprenez que certains tutoriels peuvent être un peu génériques. Le module de comptabilité financière est généralement configuré pour répondre aux besoins d'une entreprise spécifique. Chaque entreprise a son propre plan comptable, ses départements et ses centres de coûts. En outre, toutes les entreprises n'utilisent pas les mêmes types de fonctionnalités dans le logiciel. Certaines entreprises peuvent avoir des ventes à l'exportation, par exemple, ce qui impliquerait la création de comptes de clients à l'exportation et l'ajout d'un nouveau compte de revenus pour suivre spécifiquement les revenus des ventes à l'exportation. L’équipe de mise en œuvre SAP, qu’elle soit employée par la société ou en tant que consultant externe, devrait fournir des tutoriels et une formation pour chaque module SAP.
Consultez les sources en ligne pour des tutoriels généraux et des informations. Les sources en ligne proposent des didacticiels pour la comptabilité et d’autres modules, même s’ils peuvent être orientés vers un type d’entreprise différent. Par exemple, l'Université de Scranton propose un didacticiel en ligne pour les modules de comptabilité financière et de contrôle, ainsi que d'autres modules de SAP.
