Une communication efficace et un échange d'informations sont essentiels au succès du projet. Une communication claire garantit que chaque membre de l'équipe comprend son rôle et ses objectifs dans le projet. L'échange continu d'informations permet d'informer tous les membres de l'équipe des progrès et de mettre en évidence les problèmes susceptibles de les affecter. L'absence de communication efficace peut entraîner des retards coûteux qui ont une incidence sur la réussite du projet.
Plan de projet
Le plan de projet est au cœur de toutes les communications du projet, comme indiqué par TechRepublic. Le plan permet à chaque membre de l'équipe de savoir ce que le projet doit fournir et qui est responsable. Il fournit les dates clés et les dépendances du projet et divise les programmes complexes en composants plus petits que les membres individuels peuvent plus facilement comprendre.
Vision
La communication garantit que chaque membre de l'équipe partage la même vision du résultat du projet. Une édition de 2002 du «Houston Business Journal» décrivait comment des architectes, une entreprise de construction et des développeurs collaboraient avec les dirigeants des entreprises clientes pour assurer la réussite de leurs projets grâce à un objectif commun unique: un parc d’entreprise répondant aux besoins de leurs utilisateurs.
Planification de la communication
Un grand projet implique de nombreux membres de l'équipe et un large éventail de canaux de communication. Pour assurer une communication efficace et un échange d'informations, il est important que le chef de projet planifie et gère le processus dès le départ, en identifiant qui a besoin d'informations différentes à différentes étapes du projet. Le processus est continu selon le consultant Project Perfect, qui déclare que les chefs de projet consacrent la majeure partie de leur temps à des tâches de communication.
Gestion de l'information
Les membres de l'équipe ont besoin d'un accès rapide aux dernières versions de la documentation du projet. En créant un site Web ou une base de données unique, les responsables de projet peuvent centraliser toutes les informations et fournir aux membres de l'équipe un accès sécurisé à des documents importants tels que plans, calendriers, fournisseurs, comptes rendus de réunion et rapports d'avancement.
Statut
TechRepublic identifie les rapports d’état comme l’une des communications les plus importantes du projet. Le partage des mises à jour de statut permet de s'assurer que tous les membres de l'équipe sont au courant des problèmes critiques ou des modifications inattendues susceptibles d'avoir une incidence sur les calendriers ou les coûts d'un projet. Ils peuvent alors prendre les mesures correctives nécessaires.
Outils
Les outils de communication, tels que la messagerie électronique, la vidéoconférence et la téléconférence, permettent aux membres de l’équipe de projet de collaborer et d’échanger des informations, même s’ils travaillent dans des lieux différents. Les outils de réseautage social jouent également un rôle important dans la gestion de projet. Les membres peuvent utiliser des outils, tels que Twitter ou Facebook, pour publier de brèves mises à jour de statut ou des commentaires sur des problèmes importants liés au projet.
