Le droit du travail fédéral exige des employeurs qu'ils tiennent des registres précis des heures de travail des employés. Pour que les employés suivent leurs heures avec une carte de pointage, que ce soit en utilisant une horloge ou un document manuscrit, oblige l'employeur à respecter certaines règles énoncées dans la Fair Labor Standards Act (FLSA).
Tenue de dossiers
Les informations enregistrées sur la fiche de présence d'un employé sont visualisées en tant que document officiel. Les informations exactes qui doivent être conservées dans les dossiers ne sont pas clairement précisées. Toutefois, le Département américain du Travail suggère d’inclure la date complète des jours travaillés avec la durée indéterminée et la durée définie, ainsi que le nombre total d’heures travaillées pour chaque jour. Les fiches de présence de chaque employé doivent être conservées au moins deux ans. Le ministère du Travail demande aux employeurs de garder les archives à disposition pour une inspection. Conservez les enregistrements dans un endroit facilement accessible, car il peut vous être demandé de fournir des informations supplémentaires sur la base des données répertoriées sur chaque fiche de présence. Conservez les dossiers d’un employé pendant deux ans, même si cette personne n’est plus à votre service.
Heures supplémentaires
La tenue de registres précis des heures travaillées à l'aide d'une carte de pointage est essentielle pour déterminer si vos employés sont rémunérés pour leurs heures supplémentaires. Les travailleurs ont droit à une rémunération supplémentaire pour toutes les heures déclarées sur une fiche de présence supérieure à 40 au cours d'une semaine de travail donnée. La FLSA décrit une semaine de travail comme sept jours de 24 heures consécutifs, qui peuvent commencer n'importe quel jour de la semaine de votre choix, soit un total de 168 heures continues. Un employé doit recevoir, au minimum, un taux de 1 fois et demi, quel que soit le taux horaire normal, pour chaque heure supplémentaire. Certains travailleurs sont exemptés des règles relatives aux heures supplémentaires, tels que certains types de vendeurs, d’employés cadres et professionnels, d’ouvriers agricoles et autres. Voir le lien fourni dans la section des ressources ci-dessous pour plus d'informations sur les exemptions accordées aux employés.
Politique écrite
Définissez des normes que vos employés doivent respecter lorsqu'ils enregistrent leurs heures de travail, telles que l'heure exacte du début et de la fin, le nombre d'heures de travail quotidien et le temps alloué aux pauses. Assurez-vous que chaque travailleur sait qu'il est défendu d'enregistrer faussement ses heures de travail ou de frapper délibérément la carte de temps d'un collègue. Indiquez les mesures disciplinaires que vous prendrez si ces procédures ne sont pas suivies, jusqu’à la résiliation éventuelle. Au cas où un employé vous contesterait légalement sur le temps pour lequel il a été payé, des lignes directrices expliquant votre procédure de documentation du temps de travail contribueront grandement à aider votre partie des arguments.
