Le rôle central d'un service des achats est de se procurer des fournitures ou des biens utilisés dans le cadre de l'exploitation d'une entreprise. Dans l'exercice de ce rôle, ses objectifs consistent notamment à établir et à entretenir des relations essentielles avec les fournisseurs, à obtenir le meilleur rapport qualité-prix sur les produits et à coordonner toutes les activités de documentation pertinentes de manière précise et efficace.
Construire et maintenir des relations avec les fournisseurs
Historiquement, les achats étaient principalement axés sur la sollicitation d’offres dans le but d’obtenir les coûts les plus bas possibles. Toutefois, l’organisation des soins de santé de l’Université de l’Utah note dans ses politiques d’achat que, à la date de publication, les processus d’appel d’offres concurrentiels ne sont utilisés que dans la mesure nécessaire. Au lieu de cela, de nombreuses entreprises se fient aux services des achats pour identifier des fournisseurs potentiels, interagir avec eux et développer des relations de confiance avec les meilleurs fournisseurs. Cette approche relationnelle renforce les objectifs communs du fournisseur et de l'acheteur et permet une flexibilité ou une adaptabilité accrue lorsque des obstacles entravent le flux naturel de la logistique et de la distribution.
Obtenir la meilleure valeur sur les marchandises
L'objectif consistant à maintenir les relations avec les fournisseurs est étroitement lié à l'objectif consistant à obtenir le meilleur rapport qualité-prix sur les produits. Le "meilleur rapport qualité / prix" implique un équilibre entre obtenir des tarifs raisonnables et des produits de qualité. Un revendeur, par exemple, a besoin de bons prix pour réaliser des bénéfices, mais également de produits de haute qualité pour attirer les acheteurs. Donc, le service des achats doit comparer les prix des différents fournisseurs à la qualité de leurs solutions. L’Université d’Akron indique dans son manuel d’approvisionnement que son service des achats centralisé assume cette responsabilité dans la gestion des achats de tous les services de l’organisation.
Coordonner la documentation pertinente
Les processus d'achat impliquent par nature beaucoup de paperasse et de documentation. L’organisation des soins de santé de l’Université de l’Utah note que le service des achats a notamment pour rôle de gérer les dossiers de contrat de toutes les relations fournisseurs actives, par exemple. Les activités d’achat sont également liées à la comptabilité dans les organisations qui utilisent des programmes de logiciels de ressources d’entreprise, ce qui permet de lier directement les activités de comptabilité aux commandes d’achat et aux paiements en compte existants. Dans certains cas, le processus est automatisé. Donc, La précision dans la saisie des détails de la commande et de la transaction est tout aussi importante pour un service des achats. comme pour le service de comptabilité.
