Une utilisation efficace de la communication peut faire ou défaire votre entreprise, en particulier si vous êtes en position de traiter directement avec les clients. PacificTel vous recommande de traiter les conversations téléphoniques, qu'il s'agisse d'appels personnels ou professionnels, comme s'il s'agissait de réunions en personne, afin de laisser aux clients une bonne impression de vous et de votre entreprise.
Faites vos salutations polies et énoncez votre nom. Si vous êtes le destinataire de l'appel, essayez de répondre à votre téléphone par «Bonjour. C'est Jane Doe », au lieu d'un simple« Bonjour ». Si vous avez initié l'appel, indiquez le but de votre appel dès le départ.
Tenez le récepteur ou le microphone près de votre bouche, parlez normalement et énoncez clairement vos mots. Ne supposez pas que la personne à l’autre bout du téléphone a une ligne aussi claire que vous. Faites tout ce que vous pouvez pour vous assurer que ce que vous dites est facilement compréhensible.
Choisissez un environnement silencieux pour l'appel. Par exemple, si des collègues parlent fort, excusez votre interlocuteur et demandez à vos collègues de vous permettre de rester en contact avec votre vie privée ou de chercher un autre endroit. Si vous parlez au téléphone, asseyez-vous et concentrez-vous sur l'appel. Si vous vous déplacez, vous pouvez créer des sons qui peuvent étouffer vos mots. Si vous êtes dans un environnement venteux, entrez-y pour terminer l'appel ou reprogrammez-le pour une autre fois. Le vent qui souffle contre le microphone peut rendre un appel très difficile à entendre.
Si possible, laissez le deuxième appel et les appels suivants dans la messagerie vocale. Gardez les autres appels - si vous devez y répondre - bref. La Southern Illinois University recommande de demander à l'appelant si vous pouvez la mettre en attente pour prendre un autre appel, puis de vérifier à nouveau toutes les 15 à 30 secondes ou jusqu'à ce que vous ayez terminé l'autre appel.
Fournissez des messages clairs et concis si vous devez laisser un message sur la messagerie vocale. Indiquez votre nom, l’objet de l’appel et indiquez si vous voulez rappeler. Si vous demandez de reprendre l'appel, laissez votre numéro de téléphone, y compris l'indicatif régional, et répétez le numéro pour vous assurer qu'il est clair.
Conseils
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N'exposez pas l'appelant à vos bruits personnels. Évitez de mâcher de la gomme ou de manger en parlant au téléphone. Couvrez toujours le téléphone et tournez la tête si vous devez tousser ou éternuer.
Attention
La National Highway Traffic Safety Administration rapporte que près de 1 000 personnes sont mortes et 24 000 autres ont été blessées en 2009 dans un accident de voiture impliquant l'utilisation d'un téléphone cellulaire. Éteignez votre téléphone en conduisant ou utilisez l'option mains libres et n'envoyez ni ne lisez de SMS en conduisant.
