Si vous siégez à un comité et que vous devez créer un rapport pour discuter de votre réunion, il est important de vous assurer que vous êtes prêt pour la réunion et que vous comprenez les bases de la rédaction d'un rapport de comité. Suivre plusieurs étapes peut vous mener du début à la fin et vous aurez un rapport complet prêt à être remis à la personne ou au groupe surveillant les progrès de votre comité.
Apportez un stylo et du papier ou un ordinateur portable avec vous à la réunion de votre comité. Notez la date, l'heure, les participants, y compris les titres et la durée de la réunion. Ecrivez les sujets à l'ordre du jour et ce qui a pu être discuté sans heure précise. Notez qui a accepté et qui n'est pas d'accord, la raison et d'autres informations importantes qui se sont produites pendant la réunion. Si un sujet de comité n'a pas été convenu et que le comité a décidé de reporter la discussion à une réunion ultérieure, assurez-vous d'en prendre note et de la date à laquelle le comité se réunira à nouveau sur le sujet.
Élaborez un rapport à partir de vos notes qui passe en revue la réunion plus en détail, en donnant toutes les informations dans un format organisé. Vous voudrez peut-être commencer par une page de couverture indiquant la date, l'heure, la durée de la réunion et le nom du participant.
Continuez en écrivant le premier sujet de la réunion du comité, ainsi que des informations détaillées sur ce qui a été discuté et ce qui a été décidé, y compris les informations sur les votes du comité. Parcourez chaque sujet et faites de même. En fonction du type de comité et du motif de la réunion, vous pouvez inclure des facteurs de risque potentiels si une action n'est pas suivie ou si une action n'est pas déterminée. Écrivez quand le comité se réunira à nouveau. Rédigez une liste de ceux qui recevront le rapport au bas de la liste.
Lisez le rapport pour vous assurer que le document est exempt de ponctuation et d'erreurs grammaticales. Vérifiez le rapport du comité pour vous assurer que le contenu est exact et relisez-le avec vos notes. Révisez le document au besoin avant de terminer un rapport de réunion complet.
Faites des copies et fournissez le rapport aux participants ainsi qu'au conseil d'administration, aux autres comités, aux gestionnaires ou à d'autres personnes, le cas échéant.
Conseils
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Si vous préférez enregistrer la réunion sur cassette, assurez-vous de disposer de la permission de chaque membre du comité avant de filmer la réunion.
Attention
Évitez de mettre dans le rapport des informations qui sortent du sujet pour éviter les remplissages et tenez-vous en aux faits. Si un membre du comité commence à parler de leurs enfants, par exemple, n'incluez pas cette information à moins que cela ne concerne un travail effectué par le comité, tel qu'un programme de lecture pour enfants.
