Un rapport sur l'effectif des employés, parfois appelé recensement des employés, contient des informations sur les employés d'un seul employeur. Les informations peuvent être triées selon le statut de l'emploi, c'est-à-dire les employés actifs ou inactifs, ou selon des caractéristiques telles que la race, le sexe, l'âge, le salaire ou le statut de vétéran. Les systèmes d'information sur les ressources humaines, ou SIRH, comportent généralement des applications qui permettent aux employeurs de générer des rapports basés sur un nombre quelconque de variables. La capacité d'un employeur à générer des rapports simplifie les fonctions et tâches de planification des ressources humaines.
Classification des employés
Les rapports sur l'effectif des employés sont particulièrement utiles pour réviser la classification des employés. La classification des employés indique si les travailleurs sont considérés comme des employés exemptés ou non exemptés. Les travailleurs exemptés remplissent certains critères, conformément à la Fair Labor Standards Act, en ce qui concerne l'exemption de la rémunération des heures supplémentaires. Les employés non exemptés sont les travailleurs qui effectuent généralement des travaux manuels ou routiniers; ils ont droit à une compensation pour les heures supplémentaires s'ils travaillent plus de 40 heures par semaine de travail. Un rapport sur l'effectif des employés est utile pour analyser les intitulés des postes et les postes couverts par les règles exemptées ou non exemptées fédérales et nationales.
Égalité des chances des employés
La Commission américaine pour l'égalité des chances dans l'emploi, ou EEOC, exige que certains employeurs remplissent et soumettent en ligne un rapport annuel EEO-1. Le gouvernement fédéral utilise les statistiques EEO-1 à des fins de recherche et d’identification de la main-d’œuvre américaine; l'EEO-1 n'utilise pas ces informations pour identifier des employés spécifiques. Au lieu de cela, les informations sur les employés dans le rapport d'effectif d'un employeur deviennent des données globales rapportées dans l'enquête EEO-1. Les employeurs déclarent leurs données sur l'effectif en fonction du nombre total d'employés pour chaque emploi ou poste, race et sexe. Un rapport d’effectifs permet aux employeurs de s’acquitter de leurs obligations vis-à-vis du gouvernement fédéral en ce qui concerne la communication des données EEO-1.
Avantages et compensation
Des rapports sur l'effectif des employés sont requis dans le cadre d'une enquête sur la rémunération ou lorsqu'un employeur envisage de modifier la structure de rémunération et d'avantages de l'organisation. Les spécialistes de la rémunération génèrent des rapports d’effectifs sur la base des salaires et traitements réels, ou préparent des rapports sur la base de scénarios hypothétiques afin de déterminer les augmentations appropriées des salaires et des traitements. La projection des effets de la hausse des coûts des avantages sur les budgets organisationnels est une autre utilisation des rapports d’effectifs des employés. Les modifications longitudinales des primes d’assurance soins de santé et des dépenses liées aux avantages du personnel peuvent être capturées en générant différentes versions d’un rapport d’effectif.
La planification des effectifs
La planification des ressources humaines implique de déterminer le niveau de soutien des ressources humaines nécessaire pour une base d'employés. Une base d'employés est le nombre d'employés actifs dans l'organisation - généralement énumérés par emplacement, site de travail, service ou autre identificateur similaire. Les meilleures pratiques en ressources humaines indiquent un responsable des ressources humaines pour 100 employés. Un rapport sur le nombre d'employés aide donc les responsables des ressources humaines à évaluer les besoins en personnel afin de fournir des niveaux de service adéquats aux employés d'une organisation. De plus, les rapports sur l'effectif des employés déterminent les besoins en personnel du ministère. La comparaison des mesures de productivité avec les données d'effectif des employés permet de prévoir si les effectifs de l'entreprise peuvent répondre aux besoins de l'entreprise.
