Les particuliers et les entreprises ont le choix en matière d’équipement de classement. Certaines options offrent des niveaux de sécurité élevés, tandis que d'autres peuvent accueillir une grande densité de fichiers. La quantité d'espace dont vous disposez, la sensibilité des fichiers et votre préférence pour les enregistrements physiques ou électroniques ont une incidence sur votre choix d'équipement de classement.
Matériel de classement physique
Classeurs
le classeur est un incontournable du bureau. Quatre tiroirs permettant de stocker les fichiers latéralement est standard. Selon Smead, une société de gestion de documents, les classeurs sont utiles si vous devez garder vos dossiers en sécurité. Parce que ces armoires peuvent être verrouillées, une entreprise peut limiter l'accès aux fichiers sensibles tout en permettant aux employés et aux visiteurs d'entrer dans la salle.
Parmi toutes les options d’équipement de classement physique, les classeurs Très cher et avoir le plus capacité limitée. Smead note qu'un classeur à quatre tiroirs occupant une zone de classement de 6 pieds par 24 pieds peut contenir environ 8 448 dossiers.
Rayonnage Ouvert
Une alternative aux classeurs est étagères ouvertes. Les unités ressemblent aux bibliothèques ouvertes et sont spécialement conçues pour la hauteur et la largeur des dossiers. La conception permet aux utilisateurs accès facile aux fichiers et peut être soit Stationnaire ou être mobile si les rouleaux sont attachés au fond.
Les étagères ouvertes permettent d'économiser de l'espace et de l'argent. Smead note que le matériel de classement sur étagère est généralement trois fois moins coûteux que les classeurs. Comparé à un classeur à quatre tiroirs, un système d’étagères à sept niveaux comporte 80% plus de capacité. Les étagères mobiles peuvent être placées dans une densité plus élevée et offrent une capacité supérieure de 405% à celle des armoires.
Conseils
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Outre le matériel de classement, vous aurez également besoin Provisions comme les dossiers de fichiers, les étiquettes et les onglets de fin pour faire fonctionner correctement un système physique.
Équipement de classement numérique
Appareils externes
Il est pratique d’utiliser le disque dur interne d’un ordinateur pour stocker des fichiers, mais vous risquez de perdre vos informations si le disque dur est corrompu ou physiquement endommagé. Pour atténuer ce risque, les utilisateurs peuvent souhaiter sauvegarder les données sur un périphérique externe. PC World recommande de sauvegarder les fichiers critiques sur un disque dur externe et en utilisant un clé usb transférer des fichiers au besoin.
Conseils
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Les utilisateurs peuvent également sauvegarder les données sur un service en nuage, tel que Google Drive ou Dropbox, qui ne nécessite aucun équipement supplémentaire.
Les serveurs
Les entreprises qui souhaitent que plusieurs parties aient accès aux mêmes données peuvent vouloir investir dans un serveur. Les serveurs agissent en tant que référentiel central pour les fichiers de nombreux utilisateurs. PC World note que les entreprises peuvent héberger des applications multi-utilisateurs - telles que des bases de données et des systèmes de planification des ressources d'entreprise - sur le serveur. Cela facilite la tâche à un grand nombre d'individus. avoir accès aux mêmes fichiers. Les données du serveur peuvent être sauvegardées sur un périphérique externe ou le cloud pour plus de sécurité.
Serveurs physiques ressembler à un PC haut de gamme. Les entreprises peuvent aussi choisir un service d'hébergement en nuage - Amazon Web Services, Windows Azure et Rackspace Cloud Services sont toutes des options, qui ne nécessitent pas de serveur physique.
