Le système de paie fournit le support nécessaire à l'employeur pour traiter sa masse salariale. Tant que le système de paie répond aux besoins de l’employeur, ce dernier peut utiliser le système de son choix.
Manuel
Un système de paie manuel devrait être choisi après une délibération minutieuse. Ce système exige que le responsable de la paie traite l’ensemble de la masse salariale à la main; augmenter la probabilité d'erreurs. Les employeurs ne devraient utiliser un système de paie manuel que s'ils ont peu d'employés. L’avantage de ce système est qu’il est peu coûteux à mettre en œuvre.
Les employeurs peuvent acheter des feuilles de temps standard dans un magasin fixe et demander à leurs employés de les compléter. L'employeur peut effectuer des calculs de salaire et de taxe sur une calculatrice, rédiger des chèques de paie / fiches de paie ou utiliser une machine à écrire et conserver les données de la paie sous format papier dans des boîtes de stockage. Néanmoins, essayer d'utiliser ce système si on ne connaît pas les lois sur la paie, ou si la masse salariale est trop importante, peut entraîner un traitement inexact du chèque de paie et des impôts.
Informatisé à l'interne
Le système informatisé interne est une alternative viable si un employeur souhaite éliminer le traitement manuel de la paie. Ce système implique l’utilisation de logiciels de paie, tels que Z-Pay, Ultipro et QuickBooks, capables de stocker des données de paie pour une conformité en termes de conservation des enregistrements. Il calcule les salaires et les déductions en fonction des données saisies. Par exemple, le responsable de la paie entrerait le statut de classement, l’état de travail et les indemnités de l’employé dans le logiciel de paie. Le logiciel de paie intègre les tables de retenue à la source fédérale et d’État codées en dur dans le système et effectue les calculs.
Ce système exige que l'employé investisse dans un logiciel de paie et le maintienne. En fonction de la complexité du logiciel, le personnel de la paie peut nécessiter une formation poussée. Si la masse salariale est petite, une seule personne salariée peut gérer le traitement de la paie. Mais si la masse salariale est importante, avec des milliers d’employés, un employeur aurait besoin d’embaucher du personnel complet, ce qui peut inclure un commis / assistant, un spécialiste, un superviseur et un responsable de la paie. Ce système peut coûter cher aux employeurs.
Sous-traité
La sous-traitance de la masse salariale à un prestataire de services de paie constitue souvent une alternative économique et rapide pour les employeurs. Les services de paie ont des professionnels de la paie qui traitent la paie des clients, y compris les paiements par dépôt direct, les chèques à vue et le traitement W-2. Les employeurs paient un montant forfaitaire pour ce service, éliminant ainsi le besoin de payer sur place les salaires et avantages du personnel. De plus, les employeurs n’ont pas à faire face à des problèmes de logiciel de paie. En fin de compte, l'impartition de la paie donne à l'employeur le temps de se consacrer à d'autres tâches.
De nombreux prestataires de services de paie proposent des solutions de paie en ligne, qui permettent aux employeurs d’avoir accès aux données et aux registres de la paie des employés en ligne. En outre, les services de paie proposent généralement aux clients différentes méthodes de transmission des heures de paie pour chaque période de paie, par exemple par fax, par courrier électronique ou en ligne.
L'inconvénient de l'externalisation est que, lorsque les employés ont des problèmes de paie, une aide immédiate peut ne pas être disponible. De plus, quand un service de paie commet certaines erreurs d’impôt sur la paie, l’IRS pénalise l’employeur et non le service de la paie. En conséquence, certains employeurs engagent un administrateur de la paie sur place, qui assure la liaison avec le service de la paie et l'employeur.
