Un certain nombre d'industries facturent à l'heure. Le plus courant est le secteur juridique, connu pour son usage excessif des heures facturables. Toutefois, les heures facturables sont également largement utilisées dans l’ensemble du secteur des services pour facturer les clients des services rendus. Du temps facturable doit avoir été consacré à une affaire spécifique du client. Le temps consacré à des tâches administratives générales, telles que la paie ou le marketing d'entreprise, n'est pas considéré comme du temps facturable.
Articles dont vous aurez besoin
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Instrument de chronométrage
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Record of Time Entries
Créez un journal de temps vide contenant les entrées de temps et les descriptions du temps consacré à des questions client spécifiques. Votre journal de temps peut être aussi simple qu'une feuille de papier avec des catégories pour le nom du client, le sujet du client, la date et le temps passé. Idéalement, vous devriez avoir soit des fichiers papier, soit des fichiers électroniques (ou les deux) pour chaque client qui retient vos services. Conservez une copie de votre journal de temps dans le fichier physique ou électronique du client.
Avant de commencer à travailler sur un problème client, notez l'heure exacte à laquelle vous avez commencé et notez-la dans votre journal des temps. Tout type d’horloge, de montre ou de chronométrage fonctionnera tant qu’il est précis et en bon état de fonctionnement. De même, lorsque vous cessez de travailler sur une affaire client, notez l'heure à laquelle vous avez cessé de travailler dans le journal de temps de votre client.
Déterminez à quelle fréquence vous allez comptabiliser les heures facturables. Certaines entreprises effectuent une comptabilité hebdomadaire, tandis que d'autres rendent compte sur une base mensuelle. La période comptable correspond généralement à la fréquence à laquelle les factures sont envoyées aux clients.
Lorsque le moment est venu de calculer la sortie de votre temps facturable pour une comptabilité de routine, reportez-vous au journal de temps de chaque client. Le temps facturable est généralement arrondi au incrément de 1/10 d’heure ou de six minutes le plus proche. Arrondissez chaque entrée de temps en conséquence. Par exemple, si vous passez quatre minutes en conversation téléphonique avec le client X, vous facturez six minutes.
Faites le total de vos estimations arrondies pour chaque client. Conservez un enregistrement séparé de tous les totaux dans un fichier de facturation papier ou un logiciel de comptabilité. Cela simplifiera le processus de facturation au moment d'envoyer les factures des clients.
Multipliez le nombre total d'heures facturables pour chaque client par votre taux facturable. Par exemple, si votre tarif facturable est de 100 USD par heure et que vous avez accumulé 10 heures facturables pour le client X cette semaine, vous enverrez une facture de 1 000 USD au client X.
