Lorsque vous dirigez une entreprise, il est important de bien comprendre le bilan de votre entreprise. L'assurance prépayée, par exemple, sera répertoriée sous Actif. Il représente les primes d’assurance payées à l’avance. Le coût de la couverture étant réparti sur plusieurs années, cela peut créer une confusion. Pour cette raison, de nombreux comptables utilisent des feuilles de calcul pour garder une trace de ces numéros et éviter toute erreur dans le bilan des dépenses payées d'avance.
Qu'est-ce qu'une assurance prépayée?
Certaines entreprises choisissent de payer les primes d’assurance à l’avance, par exemple pour l’année suivante. Les propriétaires d'entreprise choisissent souvent cette option car elle leur permet de réaliser des économies. Il en va de même pour la plupart des dépenses payées d'avance, telles que le loyer. Par exemple, si vous payez un loyer à l'avance pour votre bureau, vous pouvez bénéficier d'un rabais ou bénéficier de déductions commerciales supplémentaires.
Lorsque l'assurance est payée d'avance, le montant est généralement inscrit au bilan de l'entreprise. Dans ce cas, votre comptable créera une entrée de journal de loyer prépayée comprenant:
- Compte de loyer prépayé (sous forme de débit)
- Cash (à crédit)
Initialement, le loyer ou l’assurance payé à l’avance sera comptabilisé en tant qu’actif. À son échéance, il sera comptabilisé en tant que dépense.
Comment fonctionne la comptabilité de prépaiement
L'assurance prépayée est comptabilisée comme un actif à court terme, car elle ne sera pas consommée avant une période ultérieure. Si vous avez payé plusieurs années à l'avance, c'est considéré comme un actif à long terme. Au fur et à mesure que la couverture est "consommée" chaque mois ou chaque période comptable, elle sera progressivement transférée dans l'écriture de journal des dépenses payées d'avance. Fondamentalement, cela ne sera plus considéré comme un atout, mais comme une dépense.
La plupart des comptables préfèrent ne pas enregistrer de petites dépenses dans le bilan des dépenses payées d'avance, car elles sont difficiles à suivre au fil du temps. Au lieu de cela, ils facturent les soldes restants lorsqu'ils atteignent un certain niveau minimum ou à la fin de chaque période comptable.
Enregistrement au bilan
Comme les charges payées d'avance ne sont pas encore engagées, elles sont comptabilisées à l'actif. Votre comptable créera une écriture d’ajustement pour ces dépenses afin de les transférer de la section Actif à Dépenses. L'assurance prépayée et le loyer prépayé, par exemple, entrent dans cette catégorie.
Vous pouvez également payer à l'avance l'électricité et les fournitures de bureau et les enregistrer en tant qu'actifs. Lorsque vous utilisez ces services, vous devez les transférer dans le bilan des dépenses payées d'avance. L'écriture initiale de journal pour les dépenses payées d'avance ne concerne pas les états financiers de votre entreprise.
Exemple d'assurance prépayée
Wilson's Widgets emploie 10 personnes. Leur compagnie d'assurance leur offre un rabais pour le paiement anticipé de leurs primes. Payez tôt et le coût est de 1 000 $ / an. Cela leur permet d'économiser 300 dollars par employé et par an. Wilson paie donc la facture de 10 000 dollars par exercice. En début d’année, Wilson enregistre un actif actuel de 10 000 $. Chaque mois, il transfère 834 USD, soit 1/12 du total, dans l'écriture de journal des dépenses payées d'avance et supprime le même montant de la colonne Actif actuel.
