La création d’une liste d’inventaire des articles dans un bureau peut être importante en cas de vol, d’incendie ou de catastrophe naturelle. Sans liste, vous devriez vous fier à votre mémoire pour rendre compte du contenu d’un bureau. Une copie de la liste doit être conservée hors site et mise à jour au fur et à mesure que le mobilier et l'équipement de bureau sont achetés ou supprimés. Vous pouvez éventuellement compléter une liste d'inventaire avec des dessins ou des photographies indiquant l'emplacement des objets clés dans chaque pièce.
Meubles et accessoires
Une liste de mobilier de bureau et d’accessoires de chambre comprend des bureaux, des chaises, des lampes, des poubelles, des classeurs et même des parures de fenêtres. Les objets décoratifs ne doivent pas être négligés, tels que les tableaux ou les peintures, les pièces murales, les plantes, les figurines ornementales et les miroirs. Vérifiez les étagères qui composent une bibliothèque de bureau. Certains ouvrages de référence peuvent être relativement coûteux et leur valeur doit être notée.
Systèmes informatiques
Aujourd'hui, le cœur de la plupart des bureaux est constitué d'un ou plusieurs systèmes informatiques. Les systèmes sont composés du boîtier principal de l'ordinateur (CPU), des moniteurs, des imprimantes, des scanners, des haut-parleurs, des claviers, des souris et de tous les câbles de connexion associés. Enregistrez des ordinateurs portables. Les articles supplémentaires comprennent les fournitures de secours de batterie sans interruption et les systèmes de projection vidéo. Un inventaire de bureau qui répertorie également le prix d’achat et la date d’achat de chaque article, qu’il s’agisse de meubles ou d’ordinateurs, permet à la liste d’être utilisée pour déterminer le montant de la couverture nécessaire pour assurer le contenu du bureau. L'enregistrement du prix d'achat et de la date est également utile pour remplir les déclarations d'impôt sur le revenu, car les ordinateurs et autres équipements de bureau peuvent être amortis sur plusieurs années et leur prix et leur date d'achat sont nécessaires pour ce calcul. Inclure également les logiciels informatiques sur la liste.
Matériel de communication
Les bureaux utilisent couramment du matériel électronique pour les communications, en plus du courrier électronique via un ordinateur. La liste d'inventaire du bureau doit inclure les télécopieurs et les télécopieurs, les téléphones, les dictaphones et les interphones. Les modems large bande et les routeurs sont utilisés pour connecter des ordinateurs et des services VoIP (Voice Over Internet Protocol) à des services de communication. Avoir une liste qui comprend les numéros de série de tous les appareils électroniques et informatiques sera utile en cas de vol.
Provisions
Les «fournitures» de bureau sont considérées comme des articles épuisés dans le cadre de vos activités et doivent être réapprovisionnées périodiquement. Dans cette catégorie figurent le papier pour photocopieurs et imprimantes, les cahiers et les cahiers, les blocs-notes, les calendriers et les calendriers, l'encre et le toner pour les imprimantes et les télécopieurs, les stylos et crayons, les marqueurs, les trombones, les sacs poubelle, les enveloppes, etc. Une promenade dans un magasin de fournitures de bureau ou un rapide coup d'œil à votre placard à provisions vous rappellera tout article supplémentaire de type approvisionnement. Des logiciels sont disponibles pour vous aider à gérer et à suivre l'inventaire du bureau et peuvent donner des alertes lorsque les stocks sont bas et doivent être réapprovisionnés.
