Si vous êtes propriétaire d’une entreprise, il est important de conserver une liste à jour de votre inventaire. Les articles en stock sont considérés comme des actifs commerciaux et doivent être répertoriés comme tels dans vos registres financiers. Vous avez également besoin de ces informations pour calculer avec précision le montant d'assurance dont vous avez besoin en cas de vol, incendie, inondation ou autre incident susceptible d'affecter votre inventaire. Si un incident se produit, votre liste d'inventaire vous aidera lorsque vous déposez une réclamation d'assurance.
Articles dont vous aurez besoin
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Ordinateur
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Logiciel
Décidez du type de logiciel que vous souhaitez utiliser pour enregistrer et mettre à jour votre inventaire. De nombreuses entreprises utilisent un tableur Excel pour répertorier leurs articles d'inventaire.
Entrez des informations telles qu'une description de chaque élément. quantités d'articles; numéros de série sur l'équipement; le nom du fabricant; prix d'achat; et date d'achat. Chaque type d'entreprise aura des choses différentes à inclure. Un cabinet d’avocat n’a peut-être que du matériel de bureau; une entreprise de construction pourrait avoir des bulldozers, des camions, des remorques et des outils; une épicerie peut avoir des caisses enregistreuses, des étagères, des réfrigérateurs, des congélateurs et les produits alimentaires vendus. Un grand magasin ou une grande entreprise peut avoir besoin de répertorier les articles quotidiennement; un petit bureau n’a peut-être besoin de faire l’inventaire du matériel qu’une fois par an. Tout ne doit pas être inventorié. Les fournitures de bureau telles que le papier, les stylos et les trombones n'ont pas besoin d'être inventoriées (sauf si vous avez un magasin de fournitures de bureau). En règle générale, vous devez répertorier tout ce que vous souhaitez inclure dans un rapport d’assurance.
Inclure des copies numérisées des reçus de votre achat d'origine dans vos dossiers informatiques.
Inclure des copies numérisées ou numérisées de photographies de votre inventaire dans vos dossiers informatiques. Par exemple, prenez des photos d'ordinateurs, de photocopieuses, de voitures, de camions, de bijoux (si vous êtes propriétaire d'une bijouterie), de machines, etc.
Enregistrez vos enregistrements informatiques dans un emplacement sécurisé où un mot de passe serait requis pour accéder. Fournissez uniquement le mot de passe à ceux en qui vous avez confiance avec ces informations.
Assurez-vous de conserver un certain nombre de copies de votre inventaire hors site dans un endroit sécurisé. Fournissez une copie électronique de votre inventaire à votre avocat, votre comptable et votre agent d'assurance.
Pensez à vous procurer un coffre-fort à votre banque où vous pourrez conserver des copies imprimées et électroniques de votre inventaire.
