Rédiger une politique d'achat peut sembler une perte de temps, surtout dans une petite entreprise. Cependant, une politique officielle que tous les employés comprendront vous aidera à dépenser votre argent de manière judicieuse. Au fur et à mesure que vous grandissez, des stratégies écrites deviendront essentielles à votre succès. Rédigez votre politique d'achat en pensant à ceux qui l'utiliseront. S'ils sont incapables de comprendre la politique, ou si le processus est trop compliqué ou trop lourd, les employés seront frustrés et seront plus susceptibles de faire des erreurs ou d'ignorer intentionnellement la politique afin d'accomplir leur travail.
Décidez qui sera habilité à effectuer des achats pour le compte de la société. Fixez toute limite sur le pouvoir d'achat et déterminez qui approuvera les achats dépassant ces limites.
Rédigez des directives pour la sélection du fournisseur. Déterminez le fonctionnement du processus de soumission et le nombre de soumissions à obtenir pour chaque opportunité. Expliquez tous les critères que les acheteurs doivent utiliser pour évaluer les offres. Les critères peuvent inclure le prix, la qualité, l’assurance, la durée d’opération du vendeur, etc.
Indiquez les circonstances dans lesquelles les employés peuvent contracter. Décrivez le processus d'approbation du contrat et attribuez le pouvoir à la signature du contrat. Fixer une limite de contrat maximum. Précisez à quelle fréquence les contrats de service réguliers doivent être évalués.
Établissez des règles concernant l'acceptation des cadeaux et des repas des vendeurs. Certaines entreprises autorisent les repas mais pas les cadeaux, tandis que d'autres autorisent les cadeaux jusqu'à une certaine valeur monétaire. Certaines entreprises autorisent les cadeaux de groupe, mais pas les cadeaux personnels, et certaines interdisent totalement les cadeaux aux vendeurs.
Rédiger une politique de conflit d'intérêts. Certaines entreprises interdisent aux employés d’acheter à des vendeurs dans lesquels ils possèdent un intérêt: d’autres étendent l’interdiction aux entreprises dans lesquelles un ami proche ou un membre de la famille détient un intérêt. D'autres encore n'appliquent aucune restriction de ce type.
Établissez des directives de confidentialité. Précisez quels types d'informations sont considérés comme confidentiels et définissez une période pendant laquelle il est interdit aux employés en possession de ces informations de les divulguer.
Expliquez votre système de commande. Donner des instructions sur la rédaction et l’émission des bons de commande. Si votre système informatique vous permet de définir des niveaux de stock minimum et de déclencher une alerte d'achat lorsque ces niveaux sont atteints, expliquez comment procéder. Si votre entreprise stocke des marchandises à l'aide d'un code-barres ou d'un autre système informatique, donnez des instructions pour changer des produits existants et en créer de nouveaux.
Documentez la politique que d'autres employés, tels que le personnel d'accueil, utilisera pour informer les agents des achats des envois manquants, endommagés ou incorrects.
Conseils
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Vous voudrez peut-être qu'un avocat examine tout document contractuel avant de le signer.
Politiques d'impression sur papier logo.
Attention
Les sociétés cotées en bourse ont généralement des politiques strictes en matière de conflit d’intérêts. Consultez un avocat si vous écrivez une politique d'achat pour une société ouverte.
