Les employés à tous les niveaux peuvent avoir besoin d’écrire des mémorandums d’annonce (communément appelés mémos) dans le cadre de leur travail. Rédiger des notes efficaces a un impact positif sur la personne qui les a écrites, car il témoigne de bonnes aptitudes à la communication. Les mémos d'annonce fournissent des informations positives et négatives aux employés de l'ensemble de l'entreprise. Les annonces de promotions et d’ouvertures de postes suscitent souvent beaucoup d’enthousiasme, tandis que les changements de politique et les annonces réduites peuvent provoquer anxiété et stress. L'élaboration d'un message solide aide à transmettre des messages de manière claire et positive.
Identifiez le message clé que vous essayez de transmettre. Réfléchissez pour savoir si les nouvelles seront bien accueillies ou non et utilisez ces informations pour décider de la meilleure manière de cadrer le message envoyé. Les messages négatifs nécessiteront davantage d'informations sur les raisons pour lesquelles quelque chose est fait, tandis que les messages positifs peuvent se concentrer sur les nouvelles diffusées sans ajouter d'informations de fond détaillées concernant la raison pour laquelle l'événement a eu lieu.
Apprenez comment les quatre composants de base d’un mémo. Les meilleurs mémos se conforment au format accepté reconnu dans la rédaction d’affaires. Ce faisant, les rédacteurs de notes restent neutres dans leurs annonces et ne paraissent pas biaisés. Les mémos contiennent quatre sections principales: titre, ouverture, corps et conclusion.
Créez votre rubrique. Les titres comprennent quatre sections principales: à, de, date et sujet. Le champ «À:» comprend une liste de destinataires et leurs intitulés de poste. Le champ «De:» comprend le nom et le titre de la personne dont provient le mémo. Le champ «Date:» correspond le plus souvent à la date à laquelle le mémo est livré, par rapport à la date à laquelle il est rédigé ou créé. Le champ «Subject:» indique aux destinataires le but du mémo. Ces champs sont similaires aux champs couramment utilisés dans les e-mails et ils doivent apparaître comme suit:
De: Date: Sujet:
Écrivez l'ouverture du mémo. Le paragraphe d'ouverture se concentre sur le but de la communication. y compris toute information de base nécessaire pour aider les destinataires à comprendre l'annonce faite.
Écrivez le corps du mémo. Le corps contient toutes les informations détaillées que les destinataires doivent connaître. Les promotions peuvent inclure des informations sur le nouvel emploi et les nouvelles responsabilités d'un employé, ainsi que sur le moment auquel il assumera ses nouvelles fonctions. Les changements de politique doivent inclure des informations sur la date d'entrée en vigueur de la nouvelle politique et son impact sur les employés.
Écrivez la conclusion de la note. Une bonne conclusion indique aux employés ce qu’ils doivent faire pour se préparer aux changements.
Prenez un peu de temps loin du mémo et revenez-y pour le modifier avec de nouveaux yeux. Les notes bien rédigées sont exemptes d’erreurs grammaticales et fournissent des messages clairs.
