Pour toute organisation, célébrer une dédicace de bâtiment est le point culminant d'années de travail et de planification. Il y a plusieurs façons de planifier cette commémoration. Profitez du temps passé à décider de manière créative des composants les plus appropriés pour votre événement. Y aura-t-il une coupure de ruban? Qu'en est-il d'un déjeuner? Voulez-vous inclure une composante religieuse? Beaucoup de ces idées peuvent dépendre de votre budget, mais méritent d'être explorées. Une fois que vous avez quelques directives en place, démarrez le processus de planification.
Fixez la date plusieurs mois à l'avance. Coordonnez-vous avec votre entrepreneur en construction à une date d'achèvement prévue. Vérifiez les règlements de construction locaux - vous devrez peut-être émettre un certificat d'occupation avant de pouvoir organiser légalement un événement dans le nouveau bâtiment. Si vous planifiez une célébration à l’échelle de la communauté, consultez les calendriers des autres groupes ou institutions afin de ne pas surcharger les dates principales.
Préparez la liste des invités plusieurs mois à l’avance. Informez les VIP invités de la date et faites-leur savoir que vous leur réserverez des places de stationnement et des sièges spéciaux. Estimez le nombre d'invités présents: Examinez attentivement votre liste et la probabilité que des personnes y assistent. Généralement, plus la liste d'invités est longue, plus le pourcentage de participation est faible. Pour les listes de 500 invités ou plus, une participation de 25% est une estimation de départ. Les traiteurs sont une ressource informée pour estimer le nombre d'invités présents.
Plusieurs mois à l’avance, invitez des membres du clergé et d’autres orateurs que vous espérez participer au service.
Envoyez des notifications «Réservez la date» par courrier à l'ensemble de la liste des invités jusqu'à deux mois à l'avance.
Réservez et rencontrez le traiteur le plus tôt possible. Prendre des décisions concernant la planification de l'espace, le menu, les besoins en équipement, le stationnement, les arrangements floraux et le personnel de service.
Réserver des locations de matériel et des services. Commencez à organiser des réunions de planification pour chacun d’eux plusieurs mois à l’avance. Ceux-ci peuvent comprendre du matériel (chaises, tables, linge de maison, scène, système de son et podium), valet, fleuristes, musiciens, imprimeur et photographe. Commencez à travailler avec tous les médias susceptibles de couvrir l'événement.
Envoyer les invitations trois semaines avant l'événement. Adresse de contact si possible.
Reconfirmer avec les fournisseurs de services deux semaines à l'avance et revérifier tous les détails. Établissez un calendrier détaillé des événements pour le jour de l'événement et distribuez-le aux fournisseurs de services. Inclure les informations de contact avec les numéros de téléphone cellulaire. Les programmes ou commandes doivent être envoyés à l’imprimeur deux semaines avant l’événement.
La veille de l'événement, réservez des places de stationnement pour les membres de marque, les membres du clergé et les traiteurs munis de cônes de signalisation et de panneaux de stationnement réservés. Récupérer le programme / les ordres de service auprès de l’imprimeur. Recevez les articles en location et commencez la configuration. Re-contacter les médias et leur réserver un parking si nécessaire.
Le jour de l'événement, travaillez le plan et faites confiance aux professionnels que vous avez embauchés pour faire leur travail.
Conseils
-
Concevez la dédicace pour honorer l'intention du bâtiment. Par exemple, les élèves pourraient jouer un rôle significatif dans la dédicace d'un nouveau bâtiment scolaire ou les invités pourraient être invités à lancer des graines de fleurs sauvages lors de la dédicace d'un centre de jardinage public. Si de l’argent a été donné pour le nouveau bâtiment, envisagez d’organiser une soirée privée «Aperçu» pour les donateurs la nuit précédant la cérémonie de dédicace.
