Écrire des lettres de recouvrement à des clients qui ne paient pas est une tâche inévitable pour tout propriétaire d’entreprise. Pour augmenter vos chances d'être payé ce que vous devez, élaborez une politique de paiement détaillée avant l'émission du crédit et faites preuve de tact et de professionnalisme lorsque vous tentez de recouvrer des comptes en souffrance.
Créer une politique de paiement
Avant de permettre à un client ou à un client de reporter le paiement, de payer à crédit ou de payer après la livraison de produits ou de services, développez une politique de paiement qui décrit vos conditions. Cela devrait inclure des détails sur le moment où vous considérez un paiement en souffrance, par exemple 10 ou 30 jours après l’émission d’une facture. Il devrait également inclure des détails sur ce qui se passera si le non-paiement persiste, tels que l’imposition de pénalités et de frais de retard, l’interruption des services ou l’action en justice.
Aborder les spécificités
Reportez-vous à votre accord contractuel avec le client lors de la rédaction de votre lettre de recouvrement. Référencez la commande, le numéro de facture, la date de réparation ou d'achat et la date à laquelle le paiement initial était dû. Si des tentatives de collecte ont déjà eu lieu, mentionnez-les également et donnez au client un total qui inclut les pénalités. Par exemple, «Votre commande de 1 000 bouteilles d’eau a été livrée le 1er octobre et une facture de 250 $ a été envoyée par courrier électronique le 3 octobre avec une date de paiement du 3 novembre. Votre compte est maintenant en souffrance depuis 30 jours et votre compte a été évalué Frais de 25 $, faisant de votre solde impayé 275 $, payable immédiatement."
Soyez sympathique, pourtant ferme
Alors que certains clients non-payeurs peuvent esquiver leurs factures, d'autres peuvent avoir oublié leur date de paiement ou avoir de graves problèmes de trésorerie. Donnez aux clients le bénéfice du doute lors de l’écriture des lettres de recouvrement pour éviter de les mettre sur la défensive. Par exemple, «Nous comprenons que des circonstances imprévues peuvent survenir et nous nous engageons à travailler avec vous pour résoudre ce problème.» Cette approche n’insulte pas le client, mais indique clairement que le paiement doit être effectué quelles que soient les circonstances.
Joindre des documents de vérification
Joignez à votre lettre de relance des copies de factures émises précédemment, la correspondance passée au sujet de l’émission, une copie de tout contrat signé ou de toute entente écrite ainsi que des extraits de votre politique de paiement. Si vous êtes prêt à négocier le solde ou à accepter des paiements partiels, définissez les conditions spécifiques de votre offre. Indiquez un numéro à appeler si le client a des questions et joignez une enveloppe pré-payée et pré-adressée pour faciliter le paiement.
Utiliser un avocat
Si les tentatives répétées de recouvrer des comptes en souffrance ne donnent pas de bons résultats, vous pouvez demander à un avocat d’envoyer la lettre de recouvrement en votre nom. Votre avocat peut recommander des menaces de la part d'une cour des petites créances, un renvoi à une agence de recouvrement, des rapports de solvabilité ou d'autres actions en justice. Pesez le coût-bénéfice de ce qu'il faudrait pour confier vos efforts de collecte à un professionnel de la justice par rapport au montant que vous pouvez potentiellement percevoir de votre client. Par exemple, utiliser un avocat pour rédiger une lettre de recouvrement d'un billet de 50 USD n'est peut-être pas rentable, mais le recours à l'aide d'un professionnel pour le recouvrement sur un compte de 10 000 USD en coûterait presque certainement la dépense.
