Une politique de paie décrit le processus de paie en ce qui concerne l'administration des salaires, la comptabilisation du temps, les calendriers de paie et les méthodes de paiement. Des procédures documentées garantissent un processus d'approbation clair et défini, des activités de paie efficaces, la disponibilité des formulaires et des contrôles appropriés. Une organisation avec une politique et des procédures de paie établies peut assurer aux employés un paiement précis et en temps voulu des salaires et traitements.
Importance
La paie est l’une des dépenses les plus importantes de toute organisation. Une politique de paie établit des contrôles et équilibres internes pour contrôler et protéger cette dépense. Cela réduit le nombre d'erreurs et la possibilité de fraude. Dans les grandes entreprises, le processus de paie implique beaucoup de temps et de ressources. Les procédures de paie génèrent des économies de temps, de traitement de documents, de saisie de données, de paiement et d’archivage. En intégrant l'automatisation et les avancées technologiques des systèmes, les procédures peuvent être rentables et faire économiser de l'argent à l'entreprise.
Objectif
Une politique de paie garantit que les employés recevront toujours le bon salaire au bon moment. Il veille à ce que l'entreprise respecte les lois fédérales, nationales et locales, notamment celles relatives aux impôts, à l'assurance-maladie, à la sécurité sociale et aux normes du travail équitables. Le respect de la législation aidera l'entreprise à éviter de payer des pénalités. Les procédures de paie soutiennent également la mise en œuvre des structures et systèmes de rémunération établis, des budgets des départements et des conventions collectives.
Caractéristiques
Une politique de paie définit les responsabilités du personnel et des gestionnaires de la paie. La paie impliquant des informations confidentielles, la stratégie doit spécifier les niveaux d'accès et de sécurité. Il identifie également la formation requise par différents groupes d'employés. Les procédures de paie détaillent le processus à partir du moment où l'employé est embauché. Ils comprennent les activités de paie et les formulaires nécessaires au traitement des nouveaux employés, aux changements d’emploi, aux mises à jour d’informations, aux paiements spéciaux, aux déductions, à la saisie des temps et aux licenciements.
Considérations
Pour minimiser le risque de fraude, la politique de paie doit inclure des contrôles internes. Une forme de contrôle est la séparation des tâches. Par exemple, si deux employés participent au traitement de la paie, l’un prépare les documents de paie, tandis que l’autre autorise et approuve. Une autorité approbatrice doit examiner toutes les informations relatives à la paie et aux congés. Un autre groupe ou service tel que la comptabilité peut auditer les transactions de paie. Les procédures de paie doivent également protéger la confidentialité des informations de paie, en veillant à ce que seules les personnes autorisées y aient accès.
Responsabilités
Le service de la paie est responsable de la gestion du flux de travail de la paie pour assurer un traitement efficace et rapide de la paie. Il établit les calendriers de paie et les délais de soumission des documents de paie. Le personnel de la paie attribue et contrôle l’accès aux informations dans le système de paie. Ils saisissent des informations dans le système et apportent les modifications nécessaires. Les gestionnaires doivent s'assurer que les documents de paie requis sont complétés et transmis dans les délais impartis. Les employés sont responsables d’examiner les paiements et les déductions et d’informer le service de la paie de tout écart. Ils devraient également tenir leurs informations à jour.
