Lorsque vous décidez d'émettre des cartes de crédit à certains employés, vous devez établir des règles et des règlements régissant l'utilisation de ces cartes. Il est également judicieux de mettre en place un ensemble de procédures permettant de suivre les dépenses effectuées par carte de crédit et de les maîtriser. Les cartes de crédit d'entreprise ne doivent être émises qu'aux employés qui en ont besoin à des fins professionnelles, telles que des frais de déplacement ou de bureau. L'une des stipulations d'une carte de crédit d'entreprise doit être qu'une utilisation abusive de la carte entraînera une résiliation.
Usage personnel
Les cartes de crédit professionnelles peuvent constituer un moyen pratique de financer des achats occasionnels et des voyages d’affaires, mais elles représentent également une possibilité importante d’abus. De bonnes politiques et procédures peuvent aider à protéger les entreprises contre les employés qui utilisent les cartes pour couvrir leurs dépenses personnelles, et en protégeant les employés en leur indiquant le type d’achats qu’elles peuvent faire en toute sécurité sans craindre de représailles.
L'un des moyens d'empêcher les employés d'utiliser une carte de crédit d'entreprise à des fins personnelles est de ne les émettre que pour les employés qui font preuve d'une bonne responsabilité financière. Cela peut nécessiter une vérification de la solvabilité des employés considérés pour une carte. Une politique interdisant l’utilisation de cartes de crédit d’entreprise pour les achats personnels doit être rédigée. Pour modérer cela, les cartes doivent être émises aux employés par l’intermédiaire de l’entreprise et celle-ci doit recevoir la facture mensuelle. Les employés devraient être tenus de soumettre un formulaire de dépense décrivant chaque dépense portée à leur carte. Si la feuille de dépenses ne correspond pas à la facture réelle, il est possible que la carte soit utilisée à des fins personnelles. Ce système de freins et contrepoids permet de rappeler à un employé qu'il est responsable de l'utilisation de sa carte.
Préapprobation
Une carte de crédit d'entreprise ne doit être utilisée qu'à des fins professionnelles. Toutefois, lorsqu'un employé est sur la route pour divertir ses clients, la distinction entre ses objectifs professionnels et son utilisation personnelle peut être floue. Chaque utilisation d'une carte de crédit d'entreprise doit être préalablement approuvée par l'entreprise. Pour les frais variables tels que les clients de divertissement, un protocole devrait être adopté qui décrit et définit les formes de divertissement acceptables. Avant de divertir les clients, l’employé doit se voir attribuer une limite prédéterminée concernant le montant que la société paiera pour payer les frais sur sa carte de crédit. Les frais excédant le montant prédéterminé incomberont à l’employé. L’utilisation de la carte de crédit sous toute forme de divertissement non approuvée devrait entraîner la résiliation du contrat.
Responsabilité
Étant donné que les cartes de crédit d'entreprise ne seront utilisées qu'à des fins préapprouvées, il peut être judicieux de ne pas autoriser les employés à emporter avec eux des cartes de crédit d'entreprise, sauf à des fins spécifiques. L'émission de cartes de crédit uniquement en fonction des besoins peut vous aider à éviter les frais non autorisés sur les cartes de crédit de l'entreprise.
