De nombreuses entreprises qui ne sont pas basées sur de l'argent reportent des comptes à recevoir dans leurs livres. Ce sont des montants que les clients doivent à l'entreprise et qui sont généralement comptabilisés en produits dans le compte de résultat. Ce processus peut être difficile et, souvent, nous recevons de l’argent qui ne peut pas être facilement appliqué à un compte client. Les procédures dans ce domaine spécifient des techniques pour rendre ce travail plus simple et moins fastidieux.
Procédure 1: déposer des fonds
Déposez tous les chèques et espèces reçus, même s'ils ne peuvent pas être identifiés avec les clients dans le système de comptes clients. Traiter les paiements par carte de crédit rapidement aussi. Vous pouvez indiquer sur le bordereau de dépôt le chèque non identifié pour documenter la situation. Des copies des bordereaux de dépôt sont généralement disponibles en ligne, mais pas les éléments de dépôt. Faites des copies des articles qui ne peuvent pas être identifiés immédiatement et classez-les par date de réception.
Procédure 2: recherche
Ramassez le fichier avec les éléments les plus anciens et travaillez-les en premier. Essayez de trouver des noms similaires dans le système. le nom du client aurait pu être mal orthographié. Vous pouvez rechercher toutes les factures en cours qui correspondent au montant du paiement ou un autre détail particulier concernant le paiement. Certains services comptables ont des fichiers sur des éléments non identifiés qui ont été résolus. Ainsi, si vous recevez un autre chèque du même client, vous n'avez pas besoin de perdre votre temps avec des problèmes d'identification.
Procédure 3: Contacter le service des ventes
Contactez les employés du service des ventes et informez-vous des paiements qui ne peuvent pas être jumelés dans le système. Étant donné que les comptes clients proviennent du service des ventes, les vendeurs sont susceptibles de se souvenir de la vente et de pouvoir vous fournir des informations utiles.L'argent pourrait être destiné à un acompte sur une vente non encore reconnue et, si tel est le cas, le service des ventes doit créer la créance dans le système. Si vous découvrez que des fonds ont été reçus pour une vente non liée au service des ventes, contactez le service concerné et le responsable de la comptabilité.
Procédure 4: Compte spécifique
Créez un compte de grand livre spécifique à utiliser pour les créances non identifiées. Ce compte est souvent créé comme un passif avec un solde créditeur. Lorsque vous recevez un paiement inconnu, vous débitez de l'argent et créditez le compte de créances non identifiées. Une fois que vous avez identifié le client auquel affecter l'argent, vous pouvez inverser l'écriture de journal et entrer les données dans le module des créances. Vous pouvez également utiliser une note de crédit pour créditer la créance et mettre à zéro le passif.
Procédure 5: contacter le client
Si une créance ne peut pas être trouvée au sein du service des ventes, l'étape suivante consiste à contacter le client et essayer d'obtenir des détails sur les ventes. Parfois, un propriétaire de petite entreprise peut utiliser son propre nom pour la vente, mais paie avec un chèque, qui ne peut être jumelé à aucun compte. Si aucun numéro de téléphone ne figure sur le chèque, vous devrez peut-être utiliser Internet pour trouver les informations de contact. Assurez-vous d'avoir le chèque ou une copie du chèque sous vos yeux lorsque vous parlez au client pour vous permettre de donner le plus d'informations possible.
Procédure 6: Nouvelle créance
Si, après un délai raisonnable, vous ne trouvez toujours pas le client dans votre système, demandez au contrôleur l'autorisation de créer une nouvelle créance dans le système, ajoutez une note sur la situation et appliquez le contrôle sur ce nouveau compte. Selon le montant du chèque, il ne vaut pas la peine de passer plus d’une heure à essayer d’appliquer les fonds au compte approprié. Si vous avez trop de ces articles, rencontrez le personnel du service des ventes pour déterminer ce qui se cache derrière ce problème et essayez de le corriger.
