La confidentialité est une préoccupation majeure pour les organisations en ce qui concerne la concurrence, les stratégies de marketing et les informations relatives aux employés. Lorsque l’information est facilement obtenue, une entreprise est exposée à la responsabilité et aux poursuites, ainsi qu’à la perte de son avantage concurrentiel. Il incombe à l'organisation de prendre des mesures pour empêcher les employés de violer la confidentialité.
Au moment de l'embauche, habituellement lors de l'orientation des nouveaux employés, assurez-vous que les employés sont bien au courant des attentes de l'organisation en matière de confidentialité. Expliquez les conséquences, par exemple, si et quand on découvre qu'un employé enfreint la confidentialité, il sera soumis à une discipline et pourra éventuellement être licencié.
Assurez-vous que les employés qui traitent des dossiers et des informations confidentiels sont informés et formés sur la manière de sécuriser les informations. Faites en sorte que les ordinateurs soient dotés d'écrans de veille avec mots de passe et que les enregistrements ou documents importants soient limités à un domaine pouvant être verrouillé et sécurisé. En outre, demandez à chaque employé de disposer de son propre mot de passe confidentiel, qui ne peut être attribué à aucune autre personne que son superviseur.
Créez une politique de confidentialité et faites signer aux employés qu'ils reconnaissent, ont lu et compris la politique. Cette politique peut être utilisée comme motif de sanction si la politique de confidentialité de l'entreprise est violée.
Outre la politique de confidentialité, le personnel chargé des stratégies de marketing, des inventions et d’autres informations importantes devrait être tenu de signer des accords de non-concurrence.
Soyez sélectif sur le moment et le type d'informations confidentielles importantes diffusées et à qui elles sont diffusées. Faites une liste des endroits où des dossiers confidentiels importants sont conservés et qui devrait en être responsable. En outre, gardez une liste de ceux qui peuvent voir quelles informations et quand ils peuvent y avoir accès.
Conseils
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Au cours des entretiens, demandez aux employés potentiels d’expliquer les types d’informations confidentielles dont ils étaient responsables par le passé et leur familiarité avec les politiques de confidentialité.
Attention
Ne laissez pas les employés bavards et bavards être tenus de conserver des informations et des dossiers confidentiels.
