La plupart des entreprises modernes disposent de méthodes électroniques ou informatisées pour suivre les heures de travail des employés. Ce n'est pas toujours vrai pour les petites entreprises et c'est rare pour les entrepreneurs indépendants. Il est important de suivre avec précision les heures de travail des employés aux fins de la paie et des enregistrements fiscaux. Trouvez le système qui fonctionne pour vous et respectez-le de manière constante tout au long de l'année pour obtenir les enregistrements les meilleurs et les plus précis.
Étudiez diverses méthodes de suivi et choisissez celle qui convient le mieux à votre lieu de travail. Beaucoup de très petites entreprises s'en sortent avec un journal de travail, la feuille de chaque semaine étant conservée dans un classeur à anneaux. Si vous avez un ordinateur sur place, vous pouvez utiliser un programme Excel conçu pour enregistrer la paie. Choisissez la méthode la plus facile à utiliser de manière cohérente pour tous.
Notez toutes les règles concernant le suivi des heures et affichez-les à un endroit bien en vue. Incluez des détails sur ce qu'il faut faire si vous vous enregistrez tôt ou tard, si vous comptez utiliser l'heure militaire ou civile, les règles d'arrondissement des minutes et tout autre règlement que vous souhaitez appliquer.
Conservez l'élément de conservation des documents auquel tout le monde a accès. Conservez un classeur avec des feuilles de temps sur une étagère du bureau ou au-dessus du registre principal. Autorisez tout le monde à accéder à l'ordinateur avec le programme Excel ou aux feuilles de temps s'ils sont transférés au programme par un responsable.
Vérifiez votre méthode de suivi sur une base hebdomadaire pour enregistrer le nombre total d’heures de chaque employé. Recherchez les erreurs dans la tenue des dossiers, comme les employés qui oublient d’archiver ou de sortir, et mettez en œuvre des méthodes pour corriger ces problèmes.
